Mudanças entre as edições de "Checklist Base Locação"

Edição atual tal como às 16h59min de 21 de janeiro de 2015

Visão Geral

O Checklist é um módulo do projeto Agenda e Avisos do Sistema Base Locação que tem como principal função verificar automaticamente situações consideradas pendentes.

Essas pendências serão divididas em três grupos:

• Contas a Pagar

• Baixa
• Conciliação
• Incremento de Contas a Pagar
• Voucher*

• Contas a Receber

• Arquivo Remessa
• Carta de Cobrança
• Filtro para Internet
• Geração de Recibo
• IPTU*

• Financeiro

• Imposto de Renda
• Índice/Cotação
• Reajuste de Contrato de Locação
• Remessa Locador/Proprietário*

* Checklist não disponível para Base Locação Uno.

Configurando o Checklist

Ao logar no sistema o usuário visualizará uma nova opção no menu, chamada Checklist e também dois novos ícones na barra de ferramentas, de acordo com a figura abaixo.

• Item 1 – Acesso no menu principal para as opções do checklist.

Item 1.1 - Configurações - Nessa tela o usuário informará todos os parâmetros do checklist.

Item 1.11 - Caso o campo Intervalo de hora(s) seja preenchido com zero, a função será considerada desabilitada. Qualquer outro valor maior que zero será interpretado pelo sistema como intervalo de hora(s), estando assim habilitado para a execução do checklist.

Obs. Foi criado para a versão completa do Base Locação o Parâmetro 406 – ExecuçãoChecklist, onde também poderá ser habilitado/desabilitado a função.

Item 1.12 - Nome do grupo onde serão distribuídos os checklists.

Item 1.13 - Identifica o checklist a ser configurado.

Item 1.14 - Selecionando o checkbox Ativo, o checklist configurado estará disponível para as próximas verificações de pendências.

Item 1.15 - Nesse campo será informado a quantidade de dias de acordo com a descrição de cada checklist.

Item 1.16 - Nas configurações de cada checklist será apresentado a opção Usuários, onde serão definidos quais terão acesso selecionando o checkbox Ativo.

Item 1.17 - Ao selecionar o botão Restaurar Padrão, todas as configurações dos checklists informado no item 1.15 voltará a configuração de instalação.

Item 1.2 - Histórico de Checks - Nessa tela o usuário poderá visualizar todos os históricos dos Checklists.

Item 1.21 - Na tela de histórico de checks, foi criado a opção de filtrar de acordo com o interesse do usuário. Esse filtro poderá ser feito por data, grupo ou checklist.

Item 1.22 - Todos os checks feito pelo sistema serão apresentados por ordem de data e hora da notificação.

Item 1.23 - Aqui o sistema exibira o resultado da aplicação do filtro (item 1.21). Contendo, checklist pendente, descrição, nome do usuário, quando foi notificado e quando leu a notificação. Para melhor visualização podemos diferenciar a pendência em amarelo como apenas notificada e a branca como notificada e lida.

• Item 2 - Executar Checklist – Foi incluído botão Executar Checklist na barra superior que tem como finalidade executar/disparar o checklist apenas para o usuário logado. Essa função poderá ser utilizada a qualquer momento e para ter acesso o usuário deverá ser habilitado em Segurança> Gerenciamento.

• Item 3 - Notificações – Ao clicar nesse ícone do menu o sistema trará as pendências da última verificação feita pelo check, de acordo com a configuração desejada pelo usuário, ou utilizando o botão Executar Checklist (Item 2).

Item 3.1 - Caso existam pendências não lidas o sistema exibe o ícone de notificação (item 3.1) com o balão vermelho informando a quantidade de checklists encontrados. Após clicar no ícone e ser lido os logs, o sistema altera o ícone para apagado (sem cor).

Item 3.2 - Data e hora da última e da próxima verificação.

Item 3.3 - Exibe a relação dos checklists pendentes. Para melhor visualização podemos diferenciar a pendência em amarelo como apenas notificada e a branca como notificada e lida.

Item 3.4 - Número de itens lidos e não lidos pelo usuário.

Item 3.5 - Exibe as informações: Verificações, quantidade de itens checados e Pendentes, quantidade de itens pendentes, ou seja, quantidade de situações que o usuário necessita realizar/executar. Obs. Após a leitura e realização das pendências o sistema só dará como realizada na próxima verificação.

Definições dos Checklists

Cadastro

• Fim de Contrato/Locação - Será configurado a quantidade de dias posterior a data atual, para que seja definida uma data limite de verificação.

Exemplo: Parâmetro: 30, sendo Data Atual: 21/01/2015. Serão considerados contratos de locação com data de vencimento até o dia 19/02/2015, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Somente quando o contrato de locação estiver ativo, sem a opção "Renovação Automática" selecionada.

2. Se o imóvel estiver ativo.

3. Apenas se contrato de administração ativos.

Contas a Pagar

• Baixa - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do contas a pagar não baixado, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 5, sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os lançamentos de contas a pagar com vencimento até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas se contrato de administração e proprietário estiverem ativos.

2. Mesmo quando contas a pagar não possuir imóvel vinculado.

3. Se imóvel estiver inativo, desde que considere item 1.

4. Somente se não estiver Baixado.

5. Qualquer status de conciliação.

• Conciliação - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do contas a pagar a conciliar, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 5, sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os lançamentos de contas a pagar com vencimento até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas se contrato de administração e proprietário estiverem ativos.

2. Mesmo quando contas a pagar não possuir imóvel vinculado.

3. Se imóvel estiver inativo, desde que considere item 1.

2. Quando o status for A Conciliar.

3. Somente se não estiver Baixado.

• Incremento Contas a Pagar - Para esse checklist serão configurados dois parâmetros. A quantidade de dias limites, e também a quantidade de dias iniciais para a verificação do contas a pagar não incrementados, anteriores a data atual.

Exemplo: Parâmetro Limite: 5 e Parâmetro Inicial 180 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os recibos com vencimento entre o dia 11/01/2014 até o dia 05/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas se contrato de administração estiver ativo.

2. Proprietário inativo de acordo com parâmetro 285.

3. Imóvel inativo de acordo com parâmetro 286.

4. Somente se não estiver incrementado.

5. Independente do status baixado.

6. Sempre que o tipo de parcela for infinita.

7. Quando o tipo de parcela finita não for a última.

• Voucher* - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do contas a pagar sem voucher, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 5, sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os lançamentos de contas a pagar até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas se contrato de administração e proprietário estiverem ativos.

2. Mesmo quando contas a pagar não possuir imóvel vinculado.

3. Se imóvel estiver inativo, desde que considere item 1.

2. Apenas contas a pagar sem voucher.

3. Independente do status de conciliação.

4. Mesmo que contas a pagar não esteja Autorizado.

Contas a Receber

• Arquivo Remessa - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação dos recibos que não foram emitidos, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 5 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os recibos com vencimento até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas contrato de administração e contrato de locação ativos.

2. Recibos com o status Processado.

3. Desde que o recibo não esteja Bloqueado.

Obs. Os resultados das pendências informaram os bancos cadastrados no recibo.

• Carta de Cobrança - Para esse checklist serão configurados três parâmetros. A quantidade de dias limites, a quantidade de dias iniciais e também os dias de tolerância para a verificação dos recibos não baixados, anteriores a data atual.

Exemplo: Parâmetro Limite: 5 e Parâmetro Inicial 180 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os recibos com vencimento entre o dia 11/01/2014 até o dia 05/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

Exemplo 2: Parâmetro Tolerância: 2 sendo recibo vencido com data 10/06/2014 com carta de 30 dias de atraso. Esse recibo não será listado no checklist, pois está dentro do período de tolerância.

1. Apenas contrato de administração ativos.

2. Independente do status do contrato de locação, desde que possua.

3. Mesmo que o proprietário, locatário ou o imóvel estejam inativos.

4. Selecionando carta de cobrança de acordo com vencimento do último recibo em aberto, dentro do período.

5. Somente se o imóvel não possuir ocorrência referente ao recibo selecionado.

6. Desde que o recibo esteja Processado ou Emitido.

Obs. Os resultados das pendências informaram a carta de cobrança baseada no recibo mais antigo não baixado.

• Filtro para internet - Recibos não enviados - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do recibo não enviado para internet, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 5 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os contas a receber com vencimento até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas proprietários ativos.

2. Mesmo que o contrato de administração e imóvel estejam inativos, porém considerando item 1.

3. Desde que o campo Data Filtro Int não esteja preenchido.

4. Recibos com o status Emitido

5. Se não estiver bloqueado.

6. Somente se não estiver Baixado.

7. Não considerar recibos cancelados.

• Geração de Recibo - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do contas a receber não processados, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 5 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os lançamentos de contas a receber até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas contrato de administração e contrato de locação ativos.

2. Independente do status do proprietário.

3. Somente para o locatário principal.

• IPTU* - Para esse checklist serão configurados dois parâmetros. A quantidade de dias limites, e também a quantidade de dias iniciais para a verificação do IPTU não lançado, anteriores a data atual.

Exemplo: Parâmetro Limite: 5 e Parâmetro Inicial 180 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os IPTUs com o vencimento da cota, informada no cadastro do imóvel, entre o dia 11/01/2014 até o dia 05/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas contrato de administração e contrato de locação ativos.

2. Se houve geração de recibo pro imóvel onde o IPTU foi cadastrado.

3. Independente do status do proprietário.

Financeiro

• Imposto de Renda - Será configurado a quantidade de dias de tolerância para a verificação da tabela de Imposto de Renda não cadastrada, posterior ao primeiro dia do ano atual.

Exemplo: Parâmetro: 15 sendo o ano de 2014. Será considerado pendente somente a partir do dia 16/01/2014.

• Índice/Cotação - Para esse checklist serão configurados dois parâmetros.

Dias Tolerância, referente aos índices anuais, será configurado a quantidade de dias de tolerância para a verificação dos índices não cadastrados, posterior ao primeiro dia do ano atual.

Exemplo: Parâmetro: 5 sendo o ano de 2014. Serão considerados índices anuais pendentes somente a partir do dia 06/01/2014.

Dias Fixo, referente aos índices mensais, será configurado o dia para a verificação dos índices não cadastrados, de acordo com o mês atual.

Exemplo: Parâmetro: 1 sendo o mês Julho. Serão considerados índices mensais pendentes somente se não existir o dia 01/07/2014 cadastrado.

Obs. Sistema somente verifica índices cadastrados em contratos de locação ativos.

• Reajuste de Contrato de Locação - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do contrato de locação não reajustado, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 20 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os contrato de locação não reajustado com data até o dia 31/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

Obs. Sistema somente verifica contratos de locação ativos.

• Remessa Locador/Proprietário* - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação da geração da remessa, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 5 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados as remessa pendentes aquelas com vencimento até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo. Obs. Será verificado durante todo mês, no caso do exemplo mês 07, a existência de lançamento com o histórico padrão referente a remessa (Parâmetro 116). Caso sistema encontre qualquer lançamento, a remessa para o proprietário não será considerada pendente.

1. Apenas contrato de administração ativos.

2. Somente se o proprietário possuir saldo.

3. Caso o contrato de administração não possua na aba Remessa o Proprietário Remessa cadastrado, sistema não considera remessa pendente.

4. Será verificado lançamento de remessa em contas a pagar e conta corrente, caso possua não será considerado pendente.

Todos os parâmetros preenchidos com a quantidade de dias posterior ou anterior, estarão incluindo a data do dia.

Habilitando o Checklist

Para melhor controle do checklist, o usuário administrador (master) deverá configurar os acesso dos funcionários no sistema.

Existem 3 opções de configurações:

Sendo assim, será necessário configurar o acesso de cada função do checklist, conforme imagem abaixo.

No caso do Histórico de Checks, existem as permissões para utilização dos filtros, que podem ser habilitadas de acordo com a necessidade.