Mudanças entre as edições de "Checklist Base Locação"
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O '''Checklist''' é um módulo do projeto ''Agenda e Avisos'' do Sistema Base Locação que tem como principal função verificar automaticamente situações consideradas pendentes. | O '''Checklist''' é um módulo do projeto ''Agenda e Avisos'' do Sistema Base Locação que tem como principal função verificar automaticamente situações consideradas pendentes. | ||
− | Essas pendências serão divididas em três | + | Essas pendências serão divididas em três grupos: |
* Contas a Pagar | * Contas a Pagar | ||
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+ | <font size=+2 color=red>Exemplo</font>: Parâmetro: 30, sendo Data Atual: 21/01/2015. Serão considerados contratos de locação com data de vencimento até o dia 19/02/2015, obedecendo regras de verificações abaixo. | ||
+ | ::1. Somente quando o contrato de locação estiver ativo, sem a opção "Renovação Automática" selecionada. | ||
+ | ::2. Se o imóvel estiver ativo. | ||
+ | ::3. Apenas se contrato de administração ativos. | ||
===='''<u>Contas a Pagar</u>'''==== | ===='''<u>Contas a Pagar</u>'''==== | ||
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::2. Recibos com o status ''Processado''. | ::2. Recibos com o status ''Processado''. | ||
::3. Desde que o recibo não esteja ''Bloqueado''. | ::3. Desde que o recibo não esteja ''Bloqueado''. | ||
+ | ::Obs. Os resultados das pendências informaram os bancos cadastrados no recibo. | ||
*'''''Carta de Cobrança''''' - Para esse checklist serão configurados três parâmetros. A quantidade de dias limites, a quantidade de dias iniciais e também os dias de tolerância para a verificação dos recibos ''não baixados'', anteriores a data atual. | *'''''Carta de Cobrança''''' - Para esse checklist serão configurados três parâmetros. A quantidade de dias limites, a quantidade de dias iniciais e também os dias de tolerância para a verificação dos recibos ''não baixados'', anteriores a data atual. | ||
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::5. Somente se o imóvel não possuir ocorrência referente ao recibo selecionado. | ::5. Somente se o imóvel não possuir ocorrência referente ao recibo selecionado. | ||
::6. Desde que o recibo esteja ''Processado'' ou ''Emitido''. | ::6. Desde que o recibo esteja ''Processado'' ou ''Emitido''. | ||
+ | ::Obs. Os resultados das pendências informaram a carta de cobrança baseada no recibo mais antigo não baixado. | ||
*'''''Filtro para internet - Recibos não enviados''''' - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do recibo ''não enviado para internet'', posterior a data atual. | *'''''Filtro para internet - Recibos não enviados''''' - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do recibo ''não enviado para internet'', posterior a data atual. | ||
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::3. Somente para o locatário principal. | ::3. Somente para o locatário principal. | ||
− | + | *'''''IPTU'''''* - Para esse checklist serão configurados dois parâmetros. A quantidade de dias limites, e também a quantidade de dias iniciais para a verificação do IPTU não lançado, anteriores a data atual. | |
− | <font size=+2 color=red>Exemplo</font>: | + | <font size=+2 color=red>Exemplo</font>: Parâmetro Limite: 5 e Parâmetro Inicial 180 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os IPTUs com o vencimento da cota, informada no cadastro do imóvel, entre o dia 11/01/2014 até o dia 05/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo. |
− | ::1. | + | ::1. Apenas contrato de administração e contrato de locação ativos. |
− | ::2. | + | ::2. Se houve geração de recibo pro imóvel onde o IPTU foi cadastrado. |
− | ::3. | + | ::3. Independente do status do proprietário. |
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====<u>Financeiro</u>==== | ====<u>Financeiro</u>==== | ||
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::Obs. Sistema somente verifica índices cadastrados em contratos de locação ativos. | ::Obs. Sistema somente verifica índices cadastrados em contratos de locação ativos. | ||
− | *'''''Reajuste de Contrato de | + | *'''''Reajuste de Contrato de Locação''''' - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do contrato de locação não reajustado, posterior a data atual. |
− | <font size=+2 color=red>Exemplo</font>: Parâmetro: 20 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os contrato de | + | <font size=+2 color=red>Exemplo</font>: Parâmetro: 20 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os contrato de locação não reajustado com data até o dia 31/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo. |
::Obs. Sistema somente verifica contratos de locação ativos. | ::Obs. Sistema somente verifica contratos de locação ativos. | ||
*'''''Remessa Locador/Proprietário'''''* - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação da geração da remessa, posterior a data atual. | *'''''Remessa Locador/Proprietário'''''* - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação da geração da remessa, posterior a data atual. | ||
− | <font size=+2 color=red>Exemplo</font>: Parâmetro: 5 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados as remessa pendentes aquelas com vencimento até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo. Obs. Será verificado durante todo mês, no caso do exemplo mês 07, a existência de lançamento com o histórico padrão referente a remessa (Parâmetro 116). Caso | + | <font size=+2 color=red>Exemplo</font>: Parâmetro: 5 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados as remessa pendentes aquelas com vencimento até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo. Obs. Será verificado durante todo mês, no caso do exemplo mês 07, a existência de lançamento com o histórico padrão referente a remessa (Parâmetro 116). Caso sistema encontre qualquer lançamento, a remessa para o proprietário não será considerada pendente. |
::1. Apenas contrato de administração ativos. | ::1. Apenas contrato de administração ativos. | ||
::2. Somente se o proprietário possuir saldo. | ::2. Somente se o proprietário possuir saldo. | ||
::3. Caso o contrato de administração não possua na aba ''Remessa'' o ''Proprietário Remessa'' cadastrado, sistema não considera remessa pendente. | ::3. Caso o contrato de administração não possua na aba ''Remessa'' o ''Proprietário Remessa'' cadastrado, sistema não considera remessa pendente. | ||
::4. Será verificado lançamento de remessa em contas a pagar e conta corrente, caso possua não será considerado pendente. | ::4. Será verificado lançamento de remessa em contas a pagar e conta corrente, caso possua não será considerado pendente. | ||
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+ | '''Todos os parâmetros preenchidos com a quantidade de dias posterior ou anterior, estarão incluindo a data do dia.''' | ||
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+ | ==Habilitando o Checklist== | ||
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+ | Para melhor controle do checklist, o usuário administrador (master) deverá configurar os acesso dos funcionários no sistema. | ||
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+ | Existem 3 opções de configurações: | ||
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+ | Sendo assim, será necessário configurar o acesso de cada função do checklist, conforme imagem abaixo. | ||
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+ | No caso do Histórico de Checks, existem as permissões para utilização dos filtros, que podem ser habilitadas de acordo com a necessidade. | ||
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Edição atual tal como às 16h59min de 21 de janeiro de 2015
Aqui você encontrará informações sobre o Checklist.
Índice
Visão Geral
O Checklist é um módulo do projeto Agenda e Avisos do Sistema Base Locação que tem como principal função verificar automaticamente situações consideradas pendentes.
Essas pendências serão divididas em três grupos:
- Contas a Pagar
- Baixa
- Conciliação
- Incremento de Contas a Pagar
- Voucher*
- Contas a Receber
- Arquivo Remessa
- Carta de Cobrança
- Filtro para Internet
- Geração de Recibo
- IPTU*
- Financeiro
- Imposto de Renda
- Índice/Cotação
- Reajuste de Contrato de Locação
- Remessa Locador/Proprietário*
* Checklist não disponível para Base Locação Uno. |
Configurando o Checklist
Ao logar no sistema o usuário visualizará uma nova opção no menu, chamada Checklist e também dois novos ícones na barra de ferramentas, de acordo com a figura abaixo.
- Item 1 – Acesso no menu principal para as opções do checklist.
- Item 1.1 - Configurações - Nessa tela o usuário informará todos os parâmetros do checklist.
- Item 1.11 - Caso o campo Intervalo de hora(s) seja preenchido com zero, a função será considerada desabilitada. Qualquer outro valor maior que zero será interpretado pelo sistema como intervalo de hora(s), estando assim habilitado para a execução do checklist.
- Obs. Foi criado para a versão completa do Base Locação o Parâmetro 406 – ExecuçãoChecklist, onde também poderá ser habilitado/desabilitado a função.
- Item 1.12 - Nome do grupo onde serão distribuídos os checklists.
- Item 1.13 - Identifica o checklist a ser configurado.
- Item 1.14 - Selecionando o checkbox Ativo, o checklist configurado estará disponível para as próximas verificações de pendências.
- Item 1.15 - Nesse campo será informado a quantidade de dias de acordo com a descrição de cada checklist.
- Item 1.16 - Nas configurações de cada checklist será apresentado a opção Usuários, onde serão definidos quais terão acesso selecionando o checkbox Ativo.
- Item 1.17 - Ao selecionar o botão Restaurar Padrão, todas as configurações dos checklists informado no item 1.15 voltará a configuração de instalação.
- Item 1.2 - Histórico de Checks - Nessa tela o usuário poderá visualizar todos os históricos dos Checklists.
- Item 1.21 - Na tela de histórico de checks, foi criado a opção de filtrar de acordo com o interesse do usuário. Esse filtro poderá ser feito por data, grupo ou checklist.
- Item 1.22 - Todos os checks feito pelo sistema serão apresentados por ordem de data e hora da notificação.
- Item 1.23 - Aqui o sistema exibira o resultado da aplicação do filtro (item 1.21). Contendo, checklist pendente, descrição, nome do usuário, quando foi notificado e quando leu a notificação. Para melhor visualização podemos diferenciar a pendência em amarelo como apenas notificada e a branca como notificada e lida.
- Item 2 - Executar Checklist – Foi incluído botão Executar Checklist na barra superior que tem como finalidade executar/disparar o checklist apenas para o usuário logado. Essa função poderá ser utilizada a qualquer momento e para ter acesso o usuário deverá ser habilitado em Segurança> Gerenciamento.
- Item 3 - Notificações – Ao clicar nesse ícone do menu o sistema trará as pendências da última verificação feita pelo check, de acordo com a configuração desejada pelo usuário, ou utilizando o botão Executar Checklist (Item 2).
- Item 3.1 - Caso existam pendências não lidas o sistema exibe o ícone de notificação (item 3.1) com o balão vermelho informando a quantidade de checklists encontrados. Após clicar no ícone e ser lido os logs, o sistema altera o ícone para apagado (sem cor).
- Item 3.2 - Data e hora da última e da próxima verificação.
- Item 3.3 - Exibe a relação dos checklists pendentes. Para melhor visualização podemos diferenciar a pendência em amarelo como apenas notificada e a branca como notificada e lida.
- Item 3.4 - Número de itens lidos e não lidos pelo usuário.
- Item 3.5 - Exibe as informações: Verificações, quantidade de itens checados e Pendentes, quantidade de itens pendentes, ou seja, quantidade de situações que o usuário necessita realizar/executar. Obs. Após a leitura e realização das pendências o sistema só dará como realizada na próxima verificação.
Definições dos Checklists
Cadastro
- Fim de Contrato/Locação - Será configurado a quantidade de dias posterior a data atual, para que seja definida uma data limite de verificação.
Exemplo: Parâmetro: 30, sendo Data Atual: 21/01/2015. Serão considerados contratos de locação com data de vencimento até o dia 19/02/2015, obedecendo regras de verificações abaixo.
- 1. Somente quando o contrato de locação estiver ativo, sem a opção "Renovação Automática" selecionada.
- 2. Se o imóvel estiver ativo.
- 3. Apenas se contrato de administração ativos.
Contas a Pagar
- Baixa - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do contas a pagar não baixado, posterior a data atual.
Exemplo: Parâmetro: 5, sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os lançamentos de contas a pagar com vencimento até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.
- 1. Apenas se contrato de administração e proprietário estiverem ativos.
- 2. Mesmo quando contas a pagar não possuir imóvel vinculado.
- 3. Se imóvel estiver inativo, desde que considere item 1.
- 4. Somente se não estiver Baixado.
- 5. Qualquer status de conciliação.
- Conciliação - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do contas a pagar a conciliar, posterior a data atual.
Exemplo: Parâmetro: 5, sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os lançamentos de contas a pagar com vencimento até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.
- 1. Apenas se contrato de administração e proprietário estiverem ativos.
- 2. Mesmo quando contas a pagar não possuir imóvel vinculado.
- 3. Se imóvel estiver inativo, desde que considere item 1.
- 2. Quando o status for A Conciliar.
- 3. Somente se não estiver Baixado.
- Incremento Contas a Pagar - Para esse checklist serão configurados dois parâmetros. A quantidade de dias limites, e também a quantidade de dias iniciais para a verificação do contas a pagar não incrementados, anteriores a data atual.
Exemplo: Parâmetro Limite: 5 e Parâmetro Inicial 180 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os recibos com vencimento entre o dia 11/01/2014 até o dia 05/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.
- 1. Apenas se contrato de administração estiver ativo.
- 2. Proprietário inativo de acordo com parâmetro 285.
- 3. Imóvel inativo de acordo com parâmetro 286.
- 4. Somente se não estiver incrementado.
- 5. Independente do status baixado.
- 6. Sempre que o tipo de parcela for infinita.
- 7. Quando o tipo de parcela finita não for a última.
- Voucher* - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do contas a pagar sem voucher, posterior a data atual.
Exemplo: Parâmetro: 5, sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os lançamentos de contas a pagar até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.
- 1. Apenas se contrato de administração e proprietário estiverem ativos.
- 2. Mesmo quando contas a pagar não possuir imóvel vinculado.
- 3. Se imóvel estiver inativo, desde que considere item 1.
- 2. Apenas contas a pagar sem voucher.
- 3. Independente do status de conciliação.
- 4. Mesmo que contas a pagar não esteja Autorizado.
Contas a Receber
- Arquivo Remessa - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação dos recibos que não foram emitidos, posterior a data atual.
Exemplo: Parâmetro: 5 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os recibos com vencimento até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.
- 1. Apenas contrato de administração e contrato de locação ativos.
- 2. Recibos com o status Processado.
- 3. Desde que o recibo não esteja Bloqueado.
- Obs. Os resultados das pendências informaram os bancos cadastrados no recibo.
- Carta de Cobrança - Para esse checklist serão configurados três parâmetros. A quantidade de dias limites, a quantidade de dias iniciais e também os dias de tolerância para a verificação dos recibos não baixados, anteriores a data atual.
Exemplo: Parâmetro Limite: 5 e Parâmetro Inicial 180 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os recibos com vencimento entre o dia 11/01/2014 até o dia 05/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.
Exemplo 2: Parâmetro Tolerância: 2 sendo recibo vencido com data 10/06/2014 com carta de 30 dias de atraso. Esse recibo não será listado no checklist, pois está dentro do período de tolerância.
- 1. Apenas contrato de administração ativos.
- 2. Independente do status do contrato de locação, desde que possua.
- 3. Mesmo que o proprietário, locatário ou o imóvel estejam inativos.
- 4. Selecionando carta de cobrança de acordo com vencimento do último recibo em aberto, dentro do período.
- 5. Somente se o imóvel não possuir ocorrência referente ao recibo selecionado.
- 6. Desde que o recibo esteja Processado ou Emitido.
- Obs. Os resultados das pendências informaram a carta de cobrança baseada no recibo mais antigo não baixado.
- Filtro para internet - Recibos não enviados - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do recibo não enviado para internet, posterior a data atual.
Exemplo: Parâmetro: 5 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os contas a receber com vencimento até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.
- 1. Apenas proprietários ativos.
- 2. Mesmo que o contrato de administração e imóvel estejam inativos, porém considerando item 1.
- 3. Desde que o campo Data Filtro Int não esteja preenchido.
- 4. Recibos com o status Emitido
- 5. Se não estiver bloqueado.
- 6. Somente se não estiver Baixado.
- 7. Não considerar recibos cancelados.
- Geração de Recibo - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do contas a receber não processados, posterior a data atual.
Exemplo: Parâmetro: 5 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os lançamentos de contas a receber até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.
- 1. Apenas contrato de administração e contrato de locação ativos.
- 2. Independente do status do proprietário.
- 3. Somente para o locatário principal.
- IPTU* - Para esse checklist serão configurados dois parâmetros. A quantidade de dias limites, e também a quantidade de dias iniciais para a verificação do IPTU não lançado, anteriores a data atual.
Exemplo: Parâmetro Limite: 5 e Parâmetro Inicial 180 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os IPTUs com o vencimento da cota, informada no cadastro do imóvel, entre o dia 11/01/2014 até o dia 05/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.
- 1. Apenas contrato de administração e contrato de locação ativos.
- 2. Se houve geração de recibo pro imóvel onde o IPTU foi cadastrado.
- 3. Independente do status do proprietário.
Financeiro
- Imposto de Renda - Será configurado a quantidade de dias de tolerância para a verificação da tabela de Imposto de Renda não cadastrada, posterior ao primeiro dia do ano atual.
Exemplo: Parâmetro: 15 sendo o ano de 2014. Será considerado pendente somente a partir do dia 16/01/2014.
- Índice/Cotação - Para esse checklist serão configurados dois parâmetros.
Dias Tolerância, referente aos índices anuais, será configurado a quantidade de dias de tolerância para a verificação dos índices não cadastrados, posterior ao primeiro dia do ano atual.
Exemplo: Parâmetro: 5 sendo o ano de 2014. Serão considerados índices anuais pendentes somente a partir do dia 06/01/2014.
Dias Fixo, referente aos índices mensais, será configurado o dia para a verificação dos índices não cadastrados, de acordo com o mês atual.
Exemplo: Parâmetro: 1 sendo o mês Julho. Serão considerados índices mensais pendentes somente se não existir o dia 01/07/2014 cadastrado.
- Obs. Sistema somente verifica índices cadastrados em contratos de locação ativos.
- Reajuste de Contrato de Locação - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do contrato de locação não reajustado, posterior a data atual.
Exemplo: Parâmetro: 20 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os contrato de locação não reajustado com data até o dia 31/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.
- Obs. Sistema somente verifica contratos de locação ativos.
- Remessa Locador/Proprietário* - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação da geração da remessa, posterior a data atual.
Exemplo: Parâmetro: 5 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados as remessa pendentes aquelas com vencimento até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo. Obs. Será verificado durante todo mês, no caso do exemplo mês 07, a existência de lançamento com o histórico padrão referente a remessa (Parâmetro 116). Caso sistema encontre qualquer lançamento, a remessa para o proprietário não será considerada pendente.
- 1. Apenas contrato de administração ativos.
- 2. Somente se o proprietário possuir saldo.
- 3. Caso o contrato de administração não possua na aba Remessa o Proprietário Remessa cadastrado, sistema não considera remessa pendente.
- 4. Será verificado lançamento de remessa em contas a pagar e conta corrente, caso possua não será considerado pendente.
Todos os parâmetros preenchidos com a quantidade de dias posterior ou anterior, estarão incluindo a data do dia. |
Habilitando o Checklist
Para melhor controle do checklist, o usuário administrador (master) deverá configurar os acesso dos funcionários no sistema.
Existem 3 opções de configurações:
Sendo assim, será necessário configurar o acesso de cada função do checklist, conforme imagem abaixo.
No caso do Histórico de Checks, existem as permissões para utilização dos filtros, que podem ser habilitadas de acordo com a necessidade.