Mudanças entre as edições de "Cobrança Registrada"

Edição das 19h12min de 16 de novembro de 2016

Visão Geral

Em conformidade com as Circulares 3.598 de 06/06/2012 e 3.656 de 02/04/2016 do Banco Central, a FEBRABAN (Federação Brasileira dos Bancos) modificará as modalidades de cobrança bancária de Não Registradas para Registradas, obrigando as administradoras à adotarem esse modelo de cobrança para condomínios e locações.

Os prazos e regras para implantação do novo modelo poderão ser consultados nos respectivos bancos.

Essa exigência, torna o controle referente ao registro das cobranças mais trabalhoso.

Visando agilizar os procedimentos, foi implementado o Controle Automático para o Registro de Cobrança. Esse controle agiliza o processo, pois, gerencia a rastreabilidade dos recibos dentro dos Sistemas Base Condomínio e Base Locação, afim de facilitar os procedimentos quanto à geração dos arquivos para registro e cancelamento de títulos junto a carteira de cobrança bancária.

Bancos Habilitados

Débito Automático

O controle do registro de cobrança incorporou também a geração dos arquivos para Débito Automático para os condôminos (Sistema Base Condomínio).

Portanto, a geração dos arquivos para o registro de cobrança também irão considerar os registros correspondentes ao débito automático.

Procedimentos

A cobrança com registro exige as informações referentes ao CPF e CNPJ dos clientes pagadores. Essa situação requer que todos os dados estejam apontados corretamente.

Conta Corrente Bancária (Financeiro > Tabelas > Bancos)

O campo Cob. Registrada no cadastro da conta corrente bancária foi adaptado para suportar as variações necessárias no controle. O conteúdo desse campo determinará como o sistema fará o controle da cobrança.

Ele foi ajustado para permitir novas opções:

Não Registrada - O sistema não fará nenhum controle quanto ao registro de cobrança.

Inclusão - O sistema fará somente o controle de inclusão para o registro da cobrança.

Inclusão/Cancelamento - O sistema fará o controle de inclusão e cancelamento do registro da cobrança.

A configuração desse campo vai depender da forma que o registro da cobrança é operado no banco.

Atualmente, existem dois procedimentos:

Baixa Automática - Correspondente à opção Inclusão. A empresa implanta a cobrança de forma que o registro do boleto seja baixado (ou cancelado, dependendo do banco) após um determinado tempo após o seu vencimento, ou seja, após N dias de vencido o boleto é baixado automaticamente pelo banco, assim, a manutenção do registro e atualização do boleto consiste em gerar novo registro do mesmo boleto com os novos dados junto ao banco.

Baixa por instrução - Correspondente à opção Inclusão/Cancelamento. Nesse caso a empresa deve enviar a instrução de baixa ou cancelamento do boleto para o respectivo banco toda a vez que houver algum ajuste que altere a consistência do recibo (Ex. Valor, vencimento, critérios de cobrança, etc.), desse modo, a manutenção do registro e atualização do boleto consistirá em gerar um arquivo eletrônico para baixar o boleto anterior e registrar um novo boleto.

Condomínio Conta Própria

Os controles para a cobrança registrada também abrangem os Condomínios do tipo de administração conta própria (Sistema Base Condomínio). Mais adiante, poderá ser observado que o procedimento necessário para a geração dos arquivos de registro foi agilizado, permitindo a geração de todos os arquivos ao mesmo tempo. Enquanto o procedimento anterior condicionava a geração dos arquivos à seleção de uma conta corrente de cada vez.

É importante observar que, tanto para condomínios do tipo conta própria quanto para contas correntes cujo os dados do cedente (Nome e CPF/CNPJ) devem ser informados OBRIGATORIAMENTE no respectivo cadastro da conta corrente bancária.

Ciclos de Processamento

Conforme mencionado anteriormente, o sistema controla a rastreabilidade das operações monitorando as ações relacionadas aos recibos.

Esse monitoramento é feito através de arquivos de LOG's de Processamento toda a vez que uma ação é executada e dependente, também, da forma que a configuração da conta corrente bancária é operada.

• Inclusão

Essa configuração determina que o controle de baixa do registro junto ao banco é feito por Baixa Automática e que o sistema não precisará comandar a baixa através do arquivo de registro.

Então o monitoramento será feito no procedimento de Emissão do Recibo, quando o sistema identificará que a geração do registro de cobrança também deverá ser feito.

• Inclusão/Cancelamento

Essa configuração determina que o controle de baixa do registro junto ao banco é feito por Baixa por Instrução e que o sistema irá comandar a baixa através do arquivo de registro.

Então o monitoramento será feito no procedimento de Emissão do Recibo, contudo, para os processos de Cancelamento de Emissão e Baixa do Recibo em Caixa o sistema também fará o monitoramento gerando um controle para comandar a baixa do respectivo recibo junto ao banco via geração de Arquivos de Cancelamento.

O termo Baixa do registro de cobrança está ligado ao cancelamento do registro junto ao respectivo banco e não corresponde a baixa do recibo no sistema. O processamento dos comandos de inclusão e baixa está condicionado aos prazos estabelecidos em cada banco.

Geração dos Arquivos (Financeiro > Contas a Receber > Controle de Registro)

A tela de geração dos arquivos foi simplificada requerendo somente a seleção da pasta de destino e a modalidade de registro (impressão local ou pelo banco).

Selecione a pasta de destino, a modalidade e cliente no botão Gerar Arquivo para que o processo seja inciado.

Conforme mencionado anteriormente, nessa etapa o sistema gera todos os arquivos necessários para os processos de inclusão e cancelamento (quando necessário) dos registros junto ao banco.

Contudo, a geração dos arquivos é organizada de forma que eles possam ser classificados dentro da estrutura de diretório (pasta).

• Para cada Tipo de Processo (Registro ou Débito Automático) será criada uma pasta, conforme a imagem de exemplo abaixo.

• Para cada Conta Corrente de Cobrança será criada uma pasta, dentro do respectivo processo.

• Estrutura semelhante será criada para os arquivos de Débito Automático.

• Dentro das pastas (de acordo com cada conta corrente bancária e tipo de processo) serão criados arquivos com a seguinte composição:

Nome do Arquivo - Composto com a Sequência da Geração com 6 posições, a letra correspondente ao Tipo de Operação (I-Inclusão e C-Cancelamento), a letra correspondente ao Sistema (C-Condomínio e L-Locação) e a extensão correspondente ao Tipo de Processo (DEB - Para débito automático e REM - Para registro de cobrança).

A partir desse momento, o procedimento necessário para a transmissão dos arquivos para o banco vai depender de cada banco. É importante remover os arquivos das pastas de destino após a transmissão para o banco, evitando assim o acumulo de arquivos dentro da pasta possibilitando um controle dos arquivos que já foram transmitidos.

Funcionalidades Base Condomínio