Mudanças entre as edições de "Controle de Avisos"

De WikiBase
(Procedimentos)
 
(71 revisões intermediárias pelo mesmo usuário não estão sendo mostradas)
Linha 6: Linha 6:
 
:O '''Controle de Avisos''' permite configurar mensagens de alerta que serão exibidas para os usuários nos '''Lançamentos de Contas a Pagar''' e '''Conta Corrente'''.
 
:O '''Controle de Avisos''' permite configurar mensagens de alerta que serão exibidas para os usuários nos '''Lançamentos de Contas a Pagar''' e '''Conta Corrente'''.
  
:As mensagens de alerta poderão ser criadas com o '''escopo de bloqueio''' dando um tratamento diferenciado no momento do lançamento, conforme será visto mais adiante.
+
:As mensagens de alerta poderão ser criadas com o '''escopo de aplicação (Contas a Pagar e/ou Conta Corrente)''' e configuração de '''bloqueio''', dando um tratamento diferenciado conforme o escopo no momento do lançamento.
 +
 
 +
 
 +
{| style="border-spacing:0;width:100%;"
 +
| style="background-color:#F18F8F;border:none;padding:0.097cm;width:100px;"| [[Imagem:Atencao.png|center]]
 +
| style="background-color:#F18F8F;border:none;padding:0.097cm;"|
 +
 
 +
'''Essa funcionalidade não está disponível para a versão '''Base Condomínio UNO'''.'''
 +
 
 +
|}
  
 
===Procedimentos===
 
===Procedimentos===
  
====Cadastrando os Avisos (Administração > Controle de Avisos)====
+
:Boa parte dos controles consiste no cadastramento e configuração adequada dos avisos com seu escopo de aplicação e nível de bloqueio.
 +
 
 +
====Cadastrando os Avisos (Administração > Cadastro de Avisos)====
 +
 
 +
[[Arquivo:Controle_Avisos_01.jpg|center]]
 +
 
  
 
:Os avisos possuem '''quatro níveis de verificação''':
 
:Os avisos possuem '''quatro níveis de verificação''':
Linha 17: Linha 31:
 
::* '''Fornecedor''' - Avisos emitidos em lançamentos para um determinado fornecedor.
 
::* '''Fornecedor''' - Avisos emitidos em lançamentos para um determinado fornecedor.
 
::* '''Grupo de Saldo/Conta''' - Avisos emitidos em lançamentos para um determinado grupo de saldo e conta.
 
::* '''Grupo de Saldo/Conta''' - Avisos emitidos em lançamentos para um determinado grupo de saldo e conta.
::* '''Empresa''' - Avisos genéricos da empresa.
+
::* '''Empresa''' - Avisos '''genéricos''' da empresa.
  
  
Linha 29: Linha 43:
  
  
:Além dos níveis de verificação, para cada aviso poderão ser selecionados '''até dois escopos de aplicação''': '''Contas a Pagar''' e '''Conta Corrente'''.
+
: O período compreendido entre as '''Datas de Vigência''' inicial e final determina a faixa de data em que o aviso estará ativo, sempre comparadas com a data em que a operação está sendo realizada independente da data do lançamento. Caso a data final não seja informada o aviso será aplicado sem prazo para expiração, contudo a data inicial sempre será obrigatória.
  
  
 +
[[Arquivo:Controle_Avisos_12.jpg|center]]
 +
 +
 +
=====Escopo de Lançamento=====
 +
 +
:O escopo de lançamento determina para que parte do sistema o aviso ou bloqueio estará ativo.
 +
 +
:Para cada aviso poderão ser selecionados '''até dois escopos de lançamento''': '''Contas a Pagar''' e '''Conta Corrente'''.
 +
 +
=====Escopo de Avisos e Bloqueios=====
 +
 +
:O escopo de aviso determina as regras que serão aplicadas para definir um aviso ou bloqueio de uma determinada operação.
 +
 +
:Sempre serão exibidos avisos na tela, porém, de acordo com o escopo a operação poderá ser bloqueada no sistema. Os escopos são:
 +
 +
:* '''Não Bloqueado''': Nesse caso o aviso é exibido na tela porém a operação é permitida.
 +
 +
:* '''Bloqueado''': Nesse caso além a exibição do aviso a operação será bloqueada para o usuário
 +
 +
 +
{| style="border-spacing:0;width:100%;"
 +
| style="background-color:#F18F8F;border:none;padding:0.097cm;width:100px;"| [[Imagem:Atencao.png|center]]
 +
| style="background-color:#F18F8F;border:none;padding:0.097cm;"|
 +
 +
'''Ao marcar a opção '''Bloqueado''', além dos avisos que serão exibidos em tela, o respectivo lançamento de contas a pagar será '''desautorizado''' e terá a sua liberação do seu pagamento condicionada à uma ou mais autorizações que deverá ser feita através dos procedimentos de autorização já existentes no sistema.'''
 +
 +
'''Atenção!!! Lançamentos bloqueados no escopo de conta corrente não poderão ser realizados.'''
 +
 +
|}
 +
 +
 +
:*'''Variação''': O escopo de variação permite determinar regras para apuração e comparação de valores padrão, permitindo estipular faixas de variação por percentual para exibir avisos ou bloquear determinados lançamentos.
 +
 +
::Quando o escopo do aviso for por '''Variação''' deverão ser estipuladas as regras que serão aplicadas de acordo com os campos abaixo:
 +
 +
:*'''Regra''': Determina a regra que será aplicado para apurar o valor padrão com as opções ('''Média do Ano''', '''Média do Mês''', '''Média do Semestre''', '''Ultimo Valor''' e '''Valor Fixo''').
 +
 +
 +
{| style="border-spacing:0;width:100%;"
 +
| style="background-color:#96CFF5;border:none;padding:0.097cm;width:100px;"| [[Imagem:Dica.png|center]]
 +
| style="background-color:#96CFF5;border:none;padding:0.097cm;"|
 +
 +
O valor apurado por '''Média''' será a soma total dos valores lançados dividida pela quantidade de lançamentos realizados, de acordo com o período estipulado (Ano, Mês ou Semestre).
 +
 +
A regra de '''Ultimo Valor''' corresponderá ao ultimo lançamento feito no mês anterior ao lançamento atual.
 +
 +
Para a regra de '''Valor Fixo''' o valor padrão deverá ser informado no campo valor.
 +
 +
Conforme veremos mais adiante, o espoco por variação permitirá emitir o '''Relatório de Contas a Pagar por Fornecedor''', onde também poderão ser exibidas as críticas de acordo com os critérios de variação.
 +
 +
|}
 +
 +
 +
::*'''(%) Aviso''': Percentual de variação que será aplicado sobre o valor padrão e determinará o limite aceitável para a exibição de avisos.
 +
 +
::*'''(%) Bloqueio''': Percentual de variação que será aplicado sobre o valor padrão e determinará o limite aceitável para o bloqueio do lançamento.
 +
 +
 +
{| style="border-spacing:0;width:100%;"
 +
| style="background-color:#F18F8F;border:none;padding:0.097cm;width:100px;"| [[Imagem:Atencao.png|center]]
 +
| style="background-color:#F18F8F;border:none;padding:0.097cm;"|
 +
 +
'''O bloqueio por variação respeita as mesmas regras do bloqueio simples, mencionadas acima em que o contas a pagar será '''desautorizado''' e o conta corrente será terminantemente bloqueado.'''
 +
 +
'''É importante notar também que os campos '''Fornecedor''' e '''Número de Matrícula''' também são considerados na regra de apuração de valores tanto em contas a pagar quanto em conta corrente, ou seja, a apuração dos valores ficará restrita à eles, pois, só serão totalizados os lançamento com o mesmo fornecedor e número de matricula ou os lançamentos que não tiverem número de matricula no caso do número não ser informado.'''
 +
 +
|}
 +
 +
 +
[[Arquivo:Controle_Avisos_16.jpg|center]]
 +
 +
 +
::*'''Valor''': Valor que deverá ser estipulado como padrão quando a regra do tipo '''Valor Fixo'''.
 +
 +
: Então, tomando como parâmetros as informações acima teremos:
 +
 +
:: De acordo com o exemplo da imagem abaixo, a mensagem será exibida a partir do dia 12/05/2017 toda a vez que for feito um lançamento em contas a pagar ou conta corrente para a conta Elevadores.
 +
 +
 +
[[Arquivo:Controle_Avisos_02.jpg|center]]
 +
 +
 +
:: Já a imagem abaixo sugere um bloqueio de pagamentos e lançamentos em conta corrente para o fornecedor '''ENTIDADE :30'''.
 +
 +
 +
[[Arquivo:Controle_Avisos_03.jpg|center]]
 +
 +
 +
:: No caso de controle por variação, o exemplo abaixo sugere um aviso toda a vez em que o valor lançado ultrapassar 10% e um bloqueio toda a vez em que o valor ultrapassar 50% sobre o valor padrão de '''Energia Elétrica''' apurado sobre a '''Média do Ano'''
 +
 +
 +
[[Arquivo:Controle_Avisos_13.jpg|center]]
 +
 +
 +
:*'''Condição''': Esse escopo permite duas situações para  o aviso ou bloqueio do respectivo lançamento.
 +
 +
::*'''Funcionário Ativo''': Se o fornecedor identificado no respectivo lançamento for funcionário cadastrado e ativo no condomínio o sistema aplicará a regra, seja de bloqueio ou somente aviso.
 +
 +
::*'''Vencidos''': Se o vencimento for menor a data corrente do lançamento o sistema aplicará a regra, seja de bloqueio ou somente aviso.
 +
 +
::*'''Código de Barras''': Se o valor do contas a pagar não estiver em conformidade com o código de barras identificado no lançamento.
 +
 +
 +
{| style="border-spacing:0;width:100%;"
 +
| style="background-color:#F18F8F;border:none;padding:0.097cm;width:100px;"| [[Imagem:Atencao.png|center]]
 +
| style="background-color:#F18F8F;border:none;padding:0.097cm;"|
 +
 +
'''Para a aplicação do escopo na condição de '''Funcionário Ativo''' o sistema irá confrontar o fornecedor com o '''Cadastro de Empregados''' do condomínio (Administração > Condomínio / Botão Empregados).'''
 +
 +
'''O fornecedor deverá estar cadastrado como empregado para o condomínio e com '''status ativo''', conforme o exemplo da imagem abaixo.'''
 +
 +
|}
 +
 +
 +
[[Arquivo:Controle_Avisos_17.jpg|center]]
  
 
====Avisos Exibidos em Contas a Pagar (Financeiro > Contas a Pagar > Lançamento)====
 
====Avisos Exibidos em Contas a Pagar (Financeiro > Contas a Pagar > Lançamento)====
  
====Autorização do Contas a Pagar (Financeiro > Contas a Pagar > Autorização)====
+
: Os avisos serão exibidos ao salvar os lançamentos de contas a pagar, conforme o exemplo abaixo:
  
====Avisos Exibidos em Conta Corrente (Financeiro > Contas Corrente)====
 
  
====Consultando o LOG de Avisos (Administração > Controle de Avisos)====
+
[[Arquivo:Controle_Avisos_04.jpg|center]]
  
  
<!--
+
: No caso de dois ou mais avisos para o mesmo lançamentos, eles serão exibidos na mesma janela.
  
  
[[Arquivo:Controle_Opcionais_01.jpg|center]]
+
[[Arquivo:Controle_Avisos_05.jpg|center]]
  
  
Linha 52: Linha 180:
 
| style="background-color:#F18F8F;border:none;padding:0.097cm;"|
 
| style="background-color:#F18F8F;border:none;padding:0.097cm;"|
  
'''O bloqueio do tipo '''Total''' no nível de controle da administradora deve ser utilizado com muito cuidado, ele não permite nenhuma configuração específica, é o mesmo que abolir a cobrança do item de todos os recibos.'''
+
'''As mensagens de aviso com '''texto em vermelho''' indicam que também foi adotado o escopo de bloqueio, nesse caso o lançamento de contas a pagar poderá ser feito porém o seu pagamento estará condicionado à autorização que deverá ser feita por um usuário devidamente capacitado para essa tarefa (Ex. Chefe de Setor, Gerente, Administrador do Sistema, etc.), conforme veremos a seguir.'''
  
'''MESMO OS RECIBOS QUE JÁ TENHAM O ITEM GERADO ATRAVÉS DA GERAÇÃO DE RECIBO OU RECIBO AVULSO NÃO TERÃO MAIS ESSE ITEM À PARTIR DAS PRÓXIMAS GERAÇÕES.'''
+
'''Observe o campo '''Autorizado''' na imagem acima, ao salvar o lançamento com aviso no escopo de '''Bloqueio''' ele estará desmarcado.'''
  
 
|}
 
|}
 +
 +
====Autorização do Contas a Pagar (Financeiro > Contas a Pagar > Autorização)====
 +
 +
: Os lançamentos de contas a pagar dependem do status de autorizado para que todo o fluxo de pagamento seja realizado no sistema, porém, o processo de autorização do contas a pagar requer a adoção de alguns procedimentos:
 +
 +
::*Configuração do [[Parâmetro 100 - Autorizações|'''Parâmetro 100 - Autorizações''']] (Tabelas Gerais > Informações > Parâmetros)
 +
 +
 +
[[Arquivo:Controle_Avisos_06.jpg|center]]
 +
 +
 +
:: Esse parâmetro determina a quantidade de autorizações necessárias para que o lançamento de contas a pagar esteja liberado para pagamento.
  
  
Linha 63: Linha 203:
 
| style="background-color:#96CFF5;border:none;padding:0.097cm;"|
 
| style="background-color:#96CFF5;border:none;padding:0.097cm;"|
  
 +
Mesmo que o valor do parâmetro seja igual a zero, o sistema exigirá pelo menos uma autorização para a liberação do pagamento.
  
O termo '''cobranças condominiais ordinárias''' indica algum lançamento de contas a receber que tenha rateio de '''Cota Condominial''' (identificado pelo parâmetro 159) ou qualquer outro lançamento de contas a receber de '''Parcela Infinita'''.
+
Caso a quantidade de autorizações seja configurada com o valor maior que um, o mesmo lançamento deverá ser autorizado por usuários diferentes.
 +
 
 +
|}
 +
 
 +
 
 +
::*Configuração dos usuários para autorização (Tabelas Gerais > Principais > Autorizações)
 +
 
 +
 
 +
[[Arquivo:Controle_Avisos_07.jpg|center]]
 +
 
 +
 
 +
::Nesse cadastro deverá ser informado os funcionários que poderão realizar a autorização do contas a pagar.
 +
 
 +
 
 +
{| style="border-spacing:0;width:100%;"
 +
| style="background-color:#F18F8F;border:none;padding:0.097cm;width:100px;"| [[Imagem:Atencao.png|center]]
 +
| style="background-color:#F18F8F;border:none;padding:0.097cm;"|
 +
 
 +
'''A marcação da opção '''Autorização por Conta''' permitirá que o funcionário autorize somente pagamentos de condomínios em que ele for gerente.'''
 +
 
 +
'''O vínculo do funcionário com o usuário no sistema deverá ser feito no cadastro da entidade, onde deverá ser informado o '''nome de logon de acesso ao sistema''' em dados complementares.'''
 +
 
 +
|}
 +
 
 +
 
 +
::*Autorizando os lançamentos (Financeiro > Contas a Pagar > Autorizações)
 +
 
 +
 
 +
[[Arquivo:Controle_Avisos_08.jpg|center]]
 +
 
 +
 
 +
::Nessa tela poderão ser filtrados todos os lançamentos pendentes de autorização, ela também poderá ser feita individualmente através do botão "Autorização" do lançamento de contas a pagar conforme o exemplo abaixo.
 +
 
 +
 
 +
[[Arquivo:Controle_Avisos_09.jpg|center]]
 +
 
 +
 
 +
{| style="border-spacing:0;width:100%;"
 +
| style="background-color:#F18F8F;border:none;padding:0.097cm;width:100px;"| [[Imagem:Atencao.png|center]]
 +
| style="background-color:#F18F8F;border:none;padding:0.097cm;"|
 +
 
 +
'''Somente funcionários devidamente configurados no cadastro de autorizações (Tabelas Gerais > Principais > Autorizações) poderão realizar esse procedimento.'''
 +
 
 +
'''Depois de autorizado, se algum lançamento de contas a pagar sofrer alterações que gerem novo aviso com escopo de bloqueio, o processo de autorização deverá ser realizado novamente.'''
 +
 
 +
'''Os lançamentos de contas a pagar que não estiverem devidamente autorizados estarão automaticamente bloqueados para os demais procedimentos de pagamento (criação de voucher, emissão de cheque, pagamento eletrônico, etc.).'''
 +
 
 +
|}
 +
 
 +
====Avisos Exibidos em Conta Corrente (Financeiro > Conta Corrente)====
 +
 
 +
: Conforme mencionado inicialmente, o controle de avisos também pode ser ativado para lançamentos em conta corrente condicionado ao seu escopo de cadastro.
 +
 
 +
 
 +
[[Arquivo:Controle_Avisos_10.jpg|center]]
 +
 
 +
 
 +
{| style="border-spacing:0;width:100%;"
 +
| style="background-color:#F18F8F;border:none;padding:0.097cm;width:100px;"| [[Imagem:Atencao.png|center]]
 +
| style="background-color:#F18F8F;border:none;padding:0.097cm;"|
 +
 
 +
 
 +
'''A plicação do '''bloqueio''' também se aplica para os lançamentos em conta corrente, com a mesma característica quanto ao texto da mensagem em vermelho.'''
 +
 
 +
'''Porém, nesse escopo de lançamento a natureza do lançamento não será considerada (crédito ou débito) e a inclusão/alteração não será aceita com o lançamento sendo descartado.''''
 +
 
 +
'''A alteração de um lançamento de conta corrente para um quadro que se encaixe na aplicação de '''bloqueio'''.'''
 +
 
 +
'''O bloqueio do lançamento em conta corrente só terá validade se o respectivo lançamento não for proveniente de baixa de recibo ou contas a pagar, mesmo assim os avisos serão exibidos.'''
 +
 
 +
 
 +
|}
 +
 
 +
====Consultando o LOG de Avisos (Administração > Controle de Avisos)====
 +
 
 +
:O controle de avisos permite uma auditoria dos avisos emitidos para os usuários, através da aba '''Logs''' poderão ser feitas consultas por período e funcionário onde serão listadas as datas, funcionários que receberam o aviso,  escopo e número do respectivo registro de acordo com o escopo.
 +
 
 +
 
 +
[[Arquivo:Controle_Avisos_11.jpg|center]]
 +
 
 +
 
 +
====Apuração da variação de valores (Relatórios > Financeiros > Contas a Pagar > Por Fornecedor)====
 +
 
 +
:Com a possibilidade de apurar a variação de valores por períodos para a emissão de avisos, foi adicionada a opção '''Apurar Resumo de Variação''' no '''Relatório de Contas a Pagar por Fornecedor'''.
 +
 
 +
 
 +
[[Arquivo:Controle_Avisos_14.jpg|center]]
 +
 
 +
 
 +
:Essa opção permite aplicar as regras de aviso por variação sobre os valores lançados em contas a pagar, exibindo os avisos no relatório.
 +
 
 +
:O exemplo abaixo demonstra o resultado da aplicação de uma regra de variação para a conta '''Energia Elétrica'''.
 +
 
 +
 
 +
[[Arquivo:Controle_Avisos_15.jpg|center]]
 +
 
 +
 
 +
{| style="border-spacing:0;width:100%;"
 +
| style="background-color:#96CFF5;border:none;padding:0.097cm;width:100px;"| [[Imagem:Dica.png|center]]
 +
| style="background-color:#96CFF5;border:none;padding:0.097cm;"|
  
 +
O relatório pode ser emitido independente do lançamento estar em aberto ou baixado e em períodos distintos.
  
 
|}
 
|}
  
-->
 
 
[[:Categoria:Tutoriais Base Condomínio|Funcionalidades Base Condomínio]]
 
[[:Categoria:Tutoriais Base Condomínio|Funcionalidades Base Condomínio]]

Edição atual tal como às 12h07min de 6 de agosto de 2018

Controle de Avisos

Visão Geral

O Controle de Avisos permite configurar mensagens de alerta que serão exibidas para os usuários nos Lançamentos de Contas a Pagar e Conta Corrente.
As mensagens de alerta poderão ser criadas com o escopo de aplicação (Contas a Pagar e/ou Conta Corrente) e configuração de bloqueio, dando um tratamento diferenciado conforme o escopo no momento do lançamento.


Atencao.png

Essa funcionalidade não está disponível para a versão Base Condomínio UNO.

Procedimentos

Boa parte dos controles consiste no cadastramento e configuração adequada dos avisos com seu escopo de aplicação e nível de bloqueio.

Cadastrando os Avisos (Administração > Cadastro de Avisos)

Controle Avisos 01.jpg


Os avisos possuem quatro níveis de verificação:
  • Condomínio - Avisos emitidos em lançamentos para um determinado condomínio.
  • Fornecedor - Avisos emitidos em lançamentos para um determinado fornecedor.
  • Grupo de Saldo/Conta - Avisos emitidos em lançamentos para um determinado grupo de saldo e conta.
  • Empresa - Avisos genéricos da empresa.


Dica.png

Para que o aviso seja genérico basta cadastra-lo sem informar os demais níveis de verificação.


O período compreendido entre as Datas de Vigência inicial e final determina a faixa de data em que o aviso estará ativo, sempre comparadas com a data em que a operação está sendo realizada independente da data do lançamento. Caso a data final não seja informada o aviso será aplicado sem prazo para expiração, contudo a data inicial sempre será obrigatória.


Controle Avisos 12.jpg


Escopo de Lançamento
O escopo de lançamento determina para que parte do sistema o aviso ou bloqueio estará ativo.
Para cada aviso poderão ser selecionados até dois escopos de lançamento: Contas a Pagar e Conta Corrente.
Escopo de Avisos e Bloqueios
O escopo de aviso determina as regras que serão aplicadas para definir um aviso ou bloqueio de uma determinada operação.
Sempre serão exibidos avisos na tela, porém, de acordo com o escopo a operação poderá ser bloqueada no sistema. Os escopos são:
  • Não Bloqueado: Nesse caso o aviso é exibido na tela porém a operação é permitida.
  • Bloqueado: Nesse caso além a exibição do aviso a operação será bloqueada para o usuário


Atencao.png

Ao marcar a opção Bloqueado, além dos avisos que serão exibidos em tela, o respectivo lançamento de contas a pagar será desautorizado e terá a sua liberação do seu pagamento condicionada à uma ou mais autorizações que deverá ser feita através dos procedimentos de autorização já existentes no sistema.

Atenção!!! Lançamentos bloqueados no escopo de conta corrente não poderão ser realizados.


  • Variação: O escopo de variação permite determinar regras para apuração e comparação de valores padrão, permitindo estipular faixas de variação por percentual para exibir avisos ou bloquear determinados lançamentos.
Quando o escopo do aviso for por Variação deverão ser estipuladas as regras que serão aplicadas de acordo com os campos abaixo:
  • Regra: Determina a regra que será aplicado para apurar o valor padrão com as opções (Média do Ano, Média do Mês, Média do Semestre, Ultimo Valor e Valor Fixo).


Dica.png

O valor apurado por Média será a soma total dos valores lançados dividida pela quantidade de lançamentos realizados, de acordo com o período estipulado (Ano, Mês ou Semestre).

A regra de Ultimo Valor corresponderá ao ultimo lançamento feito no mês anterior ao lançamento atual.

Para a regra de Valor Fixo o valor padrão deverá ser informado no campo valor.

Conforme veremos mais adiante, o espoco por variação permitirá emitir o Relatório de Contas a Pagar por Fornecedor, onde também poderão ser exibidas as críticas de acordo com os critérios de variação.


  • (%) Aviso: Percentual de variação que será aplicado sobre o valor padrão e determinará o limite aceitável para a exibição de avisos.
  • (%) Bloqueio: Percentual de variação que será aplicado sobre o valor padrão e determinará o limite aceitável para o bloqueio do lançamento.


Atencao.png

O bloqueio por variação respeita as mesmas regras do bloqueio simples, mencionadas acima em que o contas a pagar será desautorizado e o conta corrente será terminantemente bloqueado.

É importante notar também que os campos Fornecedor e Número de Matrícula também são considerados na regra de apuração de valores tanto em contas a pagar quanto em conta corrente, ou seja, a apuração dos valores ficará restrita à eles, pois, só serão totalizados os lançamento com o mesmo fornecedor e número de matricula ou os lançamentos que não tiverem número de matricula no caso do número não ser informado.


Controle Avisos 16.jpg


  • Valor: Valor que deverá ser estipulado como padrão quando a regra do tipo Valor Fixo.
Então, tomando como parâmetros as informações acima teremos:
De acordo com o exemplo da imagem abaixo, a mensagem será exibida a partir do dia 12/05/2017 toda a vez que for feito um lançamento em contas a pagar ou conta corrente para a conta Elevadores.


Controle Avisos 02.jpg


Já a imagem abaixo sugere um bloqueio de pagamentos e lançamentos em conta corrente para o fornecedor ENTIDADE :30.


Controle Avisos 03.jpg


No caso de controle por variação, o exemplo abaixo sugere um aviso toda a vez em que o valor lançado ultrapassar 10% e um bloqueio toda a vez em que o valor ultrapassar 50% sobre o valor padrão de Energia Elétrica apurado sobre a Média do Ano


Controle Avisos 13.jpg


  • Condição: Esse escopo permite duas situações para o aviso ou bloqueio do respectivo lançamento.
  • Funcionário Ativo: Se o fornecedor identificado no respectivo lançamento for funcionário cadastrado e ativo no condomínio o sistema aplicará a regra, seja de bloqueio ou somente aviso.
  • Vencidos: Se o vencimento for menor a data corrente do lançamento o sistema aplicará a regra, seja de bloqueio ou somente aviso.
  • Código de Barras: Se o valor do contas a pagar não estiver em conformidade com o código de barras identificado no lançamento.


Atencao.png

Para a aplicação do escopo na condição de Funcionário Ativo o sistema irá confrontar o fornecedor com o Cadastro de Empregados do condomínio (Administração > Condomínio / Botão Empregados).

O fornecedor deverá estar cadastrado como empregado para o condomínio e com status ativo, conforme o exemplo da imagem abaixo.


Controle Avisos 17.jpg

Avisos Exibidos em Contas a Pagar (Financeiro > Contas a Pagar > Lançamento)

Os avisos serão exibidos ao salvar os lançamentos de contas a pagar, conforme o exemplo abaixo:


Controle Avisos 04.jpg


No caso de dois ou mais avisos para o mesmo lançamentos, eles serão exibidos na mesma janela.


Controle Avisos 05.jpg


Atencao.png

As mensagens de aviso com texto em vermelho indicam que também foi adotado o escopo de bloqueio, nesse caso o lançamento de contas a pagar poderá ser feito porém o seu pagamento estará condicionado à autorização que deverá ser feita por um usuário devidamente capacitado para essa tarefa (Ex. Chefe de Setor, Gerente, Administrador do Sistema, etc.), conforme veremos a seguir.

Observe o campo Autorizado na imagem acima, ao salvar o lançamento com aviso no escopo de Bloqueio ele estará desmarcado.

Autorização do Contas a Pagar (Financeiro > Contas a Pagar > Autorização)

Os lançamentos de contas a pagar dependem do status de autorizado para que todo o fluxo de pagamento seja realizado no sistema, porém, o processo de autorização do contas a pagar requer a adoção de alguns procedimentos:


Controle Avisos 06.jpg


Esse parâmetro determina a quantidade de autorizações necessárias para que o lançamento de contas a pagar esteja liberado para pagamento.


Dica.png

Mesmo que o valor do parâmetro seja igual a zero, o sistema exigirá pelo menos uma autorização para a liberação do pagamento.

Caso a quantidade de autorizações seja configurada com o valor maior que um, o mesmo lançamento deverá ser autorizado por usuários diferentes.


  • Configuração dos usuários para autorização (Tabelas Gerais > Principais > Autorizações)


Controle Avisos 07.jpg


Nesse cadastro deverá ser informado os funcionários que poderão realizar a autorização do contas a pagar.


Atencao.png

A marcação da opção Autorização por Conta permitirá que o funcionário autorize somente pagamentos de condomínios em que ele for gerente.

O vínculo do funcionário com o usuário no sistema deverá ser feito no cadastro da entidade, onde deverá ser informado o nome de logon de acesso ao sistema em dados complementares.


  • Autorizando os lançamentos (Financeiro > Contas a Pagar > Autorizações)


Controle Avisos 08.jpg


Nessa tela poderão ser filtrados todos os lançamentos pendentes de autorização, ela também poderá ser feita individualmente através do botão "Autorização" do lançamento de contas a pagar conforme o exemplo abaixo.


Controle Avisos 09.jpg


Atencao.png

Somente funcionários devidamente configurados no cadastro de autorizações (Tabelas Gerais > Principais > Autorizações) poderão realizar esse procedimento.

Depois de autorizado, se algum lançamento de contas a pagar sofrer alterações que gerem novo aviso com escopo de bloqueio, o processo de autorização deverá ser realizado novamente.

Os lançamentos de contas a pagar que não estiverem devidamente autorizados estarão automaticamente bloqueados para os demais procedimentos de pagamento (criação de voucher, emissão de cheque, pagamento eletrônico, etc.).

Avisos Exibidos em Conta Corrente (Financeiro > Conta Corrente)

Conforme mencionado inicialmente, o controle de avisos também pode ser ativado para lançamentos em conta corrente condicionado ao seu escopo de cadastro.


Controle Avisos 10.jpg


Atencao.png


A plicação do bloqueio também se aplica para os lançamentos em conta corrente, com a mesma característica quanto ao texto da mensagem em vermelho.

Porém, nesse escopo de lançamento a natureza do lançamento não será considerada (crédito ou débito) e a inclusão/alteração não será aceita com o lançamento sendo descartado.'

A alteração de um lançamento de conta corrente para um quadro que se encaixe na aplicação de bloqueio.

O bloqueio do lançamento em conta corrente só terá validade se o respectivo lançamento não for proveniente de baixa de recibo ou contas a pagar, mesmo assim os avisos serão exibidos.


Consultando o LOG de Avisos (Administração > Controle de Avisos)

O controle de avisos permite uma auditoria dos avisos emitidos para os usuários, através da aba Logs poderão ser feitas consultas por período e funcionário onde serão listadas as datas, funcionários que receberam o aviso, escopo e número do respectivo registro de acordo com o escopo.


Controle Avisos 11.jpg


Apuração da variação de valores (Relatórios > Financeiros > Contas a Pagar > Por Fornecedor)

Com a possibilidade de apurar a variação de valores por períodos para a emissão de avisos, foi adicionada a opção Apurar Resumo de Variação no Relatório de Contas a Pagar por Fornecedor.


Controle Avisos 14.jpg


Essa opção permite aplicar as regras de aviso por variação sobre os valores lançados em contas a pagar, exibindo os avisos no relatório.
O exemplo abaixo demonstra o resultado da aplicação de uma regra de variação para a conta Energia Elétrica.


Controle Avisos 15.jpg


Dica.png

O relatório pode ser emitido independente do lançamento estar em aberto ou baixado e em períodos distintos.

Funcionalidades Base Condomínio