Mudanças entre as edições de "Pasta Digital"

Edição atual tal como às 16h54min de 18 de março de 2020

Índice

1 Visão Geral
2 Ativação
3 Procedimentos

Visão Geral

Pasta digital é a versão digital da pasta para prestação de contas do condomínio. Nela estão inseridos todos os arquivos financeiros (balancetes, demonstrativos, extratos, etc ), bem como comprovantes de pagamentos e recebimentos, as digitalizados e anexados pelo Base Doc.

Após a criação da pasta, a mesma será enviada ao site da administradora ficando disponível na área restrita do condomínio.

Para obter a Pasta Digital, o cliente deverá possuir também o Base Doc.

Ativação

Para utilizar Base a Pasta Digital, será necessário ativar o módulo em Base Utilitários> Utilitário> Registro de Módulos.

Para obter a licença, entre em contato com o setor comercial da Basesoft.

A nova função, Pasta Digital, somente estará disponível para bancos de dados 3.0.

Procedimentos

Para habilitar a geração da Pasta Digital para um determinado condomínio, o usuário deverá selecionar o checkbox Pasta Digital dentro do Contrato de Administração (Administração > Condomínio / Contrato de Administração).

Tela de Configuração

(BaseDoc > Pasta Digital > Configuração)

A tela é composta de duas abas:

Geral, onde será definida a configuração padrão para a geração da Pasta Digital de todos os condomínios. Nota-se que nessa aba, as Seções cadastradas com 00/0000 são consideradas essenciais para o sistema, sendo assim, não será permitida a alteração da Referência, nem mesmo do campo Seção.

Condomínio, que permite o usuário criar uma configuração personalizada para cada condomínio. Somente será possível configurar um condomínio que possua Prestação de Contas criada, para isso, utilize a tela de Prestação de Contas (BaseDoc > Pasta Digital > Prestação de Contas).

Somente será permitido configurar condomínios para a pasta digital caso estejam habilitados para prestação de contas no contrato de administração.

Ao entrar na tela, será apresentada as configurações do mês corrente, porém com a possibilidade de filtragem de acordo com a necessidade.

Vale lembrar que não será permitido cadastrar duas seções com a mesma referência.

Tela de Prestação de Contas

(BaseDoc > Pasta Digital > Prestação de Contas)

Tela onde será cadastrada a prestação de contas do condomínio por período. Por default o sistema cria a prestação com mês fechado.

Será possível filtrar por Condomínio e Referência, além disso, pelo Status da prestação, pelo Incremento ou pelo Tipo de Administração.

Obs. Dentro da funcionalidade do cadastro deve contem um crítica que impede o usuário de cadastrar duas prestações para o mesmo condomínio na mesma referência.

Funções da Prestação de Contas

a) Criar Prestação de Contas: O usuário dando início ao processo de montagem da Pasta Digital.

b) Liberação: Botão onde informo que prestação está fechada, pronta para ser processada.

A liberação de prestação de contas também poderá ser feita na Verificação de Contas a Pagar/Balancete (Financeiro > Contas a Pagar > Verificação de Contas a Pagar/Balancete). Onde ao conferir toda a pasta, surgirá uma mensagem perguntando se deseja liberar a prestação.

c) Cancelar Liberação: Muito utilizado para quebra de log, o processo de cancelamento faz com que o status da prestação retorne para aberto.

d) Cancelar Processamento: Após a pasta montada, com o pdf gerado, o sistema altera o status para "Processado". Selecionando essa opção, a prestação voltará para o status em aberto, para que o acerto seja realizado.

e) Incrementar: Torna a prestação e suas configurações personalizadas, disponíveis para serem trabalhada no mês seguinte.

Motor da Pasta Digital

Robô que irá executar o processamento do Resumo e da geração da Pasta Digital.

Recomendamos a utilização do executável rodando na bandeja, sendo chamado com o parâmetro -AUTO.

Configuração Iexpress Drive

(Aba Configurar Iexpress Drive)

- Configurar Iexpress Drive: tela em que o operador terá que informar os parâmetros para que a estrutura de pastas seja montada de forma que o Iexpress consiga interpretar.

Arquivo Modelo

(Aba Arquivo Modelo)

-Arquivo Modelo: nesta interface o operador deverá informar o caminho de onde o arquivo modelo está salvo para que a Pasta Digital seja montada, nesta tela ainda tem as funções de "Editar Modelo" e "Abrir Modelo".

<Configuração> Permite configurar o layout cores e fontes por condomínio assim como fazer as configurações genéricas que atinjam todos os condomínios inclusive permitindo customizar tipos de fontes específicos para cada layout.

Processar

(Aba Processar)

- Processar: na interface "Processar" o operador poderá "rodar" de forma manual a geração do "Resumo" e da "Pasta digital" para apenas um Condomínio por vez, lembrando que cada uma dessas funções são executadas mediante o clique do botão especifico, a tela ainda permite a filtragem de condomínio e referencia especifica. Ao abrir essa aba o sistema carrega realiza a filtragem com a "referencia" do mês corrente e com status "Fechado".

Configuração do Ini

Informações salvas no INI PastaDigital para execução do motor da Pasta digital. Caso não exista o caminho do Banco de Dados no ini, o sistema buscará a configuração em Basesistemas.ini, logo depois em Sqs2000Condo.ini.

[DRIVE_CONDOMINIO]

--São salvas as informações necessárias para que os arquivos PDF sejam gerados com a estrutura compatível com o Iexpress.

[PASTA_DIGITAL]

--São salvas as informações do arquivo utilizado como modelo, tais como caminho e o prefixo utilizado para montar o nome do arquivo pdf.

[PASTA_DIGITAL_ARQPDF]

--Essa seção poderá ou não existir no arquivo INI do cliente, pois nela só serão salvas as configurações especificas para a geração do arquivo PDF. Os valores preenchidos na imagem são valores default, ou seja, caso essa seção não exista no arquivo INI as configurações citadas receberam esses valores.

QUALIDADE=50

--Informa a resolução que o arquivo PDF é gerado, devendo ser de 0 a 100 (default=50).

EMBARCAFONT=TRUE

PDFA=FALSE

--O parâmetro PdfA recebe valor TRUE, caso o cliente deseje que o arquivo PDF seja gerado com o tipo PdfA.

OTIMIZA=FALSE

BACKGROUND=FALSE

SUJEITO=0

--Sujeito preenchido com 0 = nulo, preenchido com 1 = nome do condomínio.

AUTOR=

--Autor será o nome da administradora cadastrada no Parâmetro 108.

SENHA=0

--Define se o arquivo pdf terá senha ou não, sendo:

= 0 não possui senha,

= 1 a mesma senha da web (acesso do condomínio no Icondo),

= 2 a senha será os quatro primeiros dígitos do CNPJ do condomínio,

= 3 usar tanto a senha da web como os quatro primeiros dígitos do CNPJ do condomínio).

OCULTARBFERRAMENTAS=TRUE

OCULTARMENU=TRUE

OCULTARINTERFACE=TRUE

AJUDA=FALSE

CENTRAL=FALSE

ESCALAIMPRESSAO=FALSE

Envio

Envio da pasta para o Icondo. A geração dos dados será realizada por um programa do tipo "Robô" que vai gerar os dados automaticamente para o caminho do drive juntamente com as críticas de tipo de acesso do documento(Público/restrito) e referência. Dentro do processo de envio de dados, somente serão permitidos envios para o icondo quando a pasta digital é marcada como terminada.

Funcionalidades

@@ Linha 20: / Linha 20: @@
 | style="background-color:#F18F8F;border:none;padding:0.097cm;"|
 '''Para obter a licença, entre em contato com o setor comercial da Basesoft.'''
+'''A nova função, Pasta Digital, somente estará disponível para bancos de dados 3.0.'''
 |}
 == Procedimentos==
 Para habilitar a geração da Pasta Digital para um determinado condomínio, o usuário deverá selecionar o checkbox '''Pasta Digital''' dentro do Contrato de Administração (Administração > Condomínio / Contrato de Administração).
-{| style="border-spacing:0;width:100%;"
-| style="background-color:#F18F8F;border:none;padding:0.097cm;width:100px;"| [[Imagem:Atencao.png|center]]
-| style="background-color:#F18F8F;border:none;padding:0.097cm;"|
-'''A nova função, Pasta Digital, somente estará disponível para bancos de dados 3.0.'''
-|}
 === Tela de Configuração ===
@@ Linha 46: / Linha 40: @@
 :*'''Condomínio''', que permite o usuário criar uma configuração personalizada para cada condomínio. Somente será possível configurar um condomínio que possua Prestação de Contas criada, para isso, utilize a tela de Prestação de Contas (BaseDoc > Pasta Digital > Prestação de Contas).
-Ao entrar na tela, será apresentada as configurações do mês corrente, porém com a possibilidade de filtragem de acordo com a necessidade.
 {| style="border-spacing:0;width:100%;"
@@ Linha 56: / Linha 48: @@
 |}
+Ao entrar na tela, será apresentada as configurações do mês corrente, porém com a possibilidade de filtragem de acordo com a necessidade.
+Vale lembrar que não será permitido cadastrar duas seções com a mesma referência.
 === Tela de Prestação de Contas ===
@@ Linha 63: / Linha 60: @@
-Tela onde será cadastrada a prestação de contas do condomínio por período (sempre mês fechado).
+Tela onde será cadastrada a prestação de contas do condomínio por período. Por default o sistema cria a prestação com mês fechado.
-- Na tela irá conter um filtro por condomínio, referencia e status no topo e seguinte a essa função estará a parte de cadastro onde irá conter os dados do condomínio e o período que inicialmente será sugerido como sendo sempre o anterior caso o mesmo seja deixado em branco.
-- Dentro da funcionalidade do cadastro deve conter um crítica (trigger) que impeça o usuário de cadastrar duas prestações para o mesmo condomínio na mesma referência
-- Ao realizar o cadastro de uma prestação de contas o sistema deve checar a existência da mesma no(s) período(s) anterior(es) e sugerir o incremento
-c) <Incremento>
+Será possível filtrar por Condomínio e Referência, além disso, pelo Status da prestação, pelo Incremento ou pelo Tipo de Administração.
-Será uma tela cuja função será incrementar as prestações de contas(exceto as que estejam como canceladas). A premissa da tela é listar as prestações de conta por referência, condomínio e status.
-d) <Liberação>
-Tela onde será permitido listar as prestações de conta por referência, condomínio e status para que sejam liberadas. No entanto, também será permitido cancelar a liberação de uma prestação de contas.
-Obs : O nome do botão vai alterar de acordo com a operação (liberação / Cancelamento)
+{| style="border-spacing:0;width:100%;"
+| style="background-color:#F18F8F;border:none;padding:0.097cm;width:100px;"| [[Imagem:Atencao.png|center]]
+| style="background-color:#F18F8F;border:none;padding:0.097cm;"|
+'''Obs. Dentro da funcionalidade do cadastro deve contem um crítica que impede o usuário de cadastrar duas prestações para o mesmo condomínio na mesma referência.'''
+|}
-Ao final da Verificação de Balancete (Base Condominio > Financeiro>Verificação de Contas a Pagar / Balancete) e feita o Incremento da Prestação de Contas, caso não existe para o mês corrente e a Liberação da mesma.
-Obs: Levando em consideração a licença e a ativação da Pasta Digital no contrato de administração.
+==== Funções da Prestação de Contas ====
+a) Criar Prestação de Contas: O usuário dando início ao processo de montagem da Pasta Digital.
+b) Liberação: Botão onde informo que prestação está fechada, pronta para ser processada.
+{| style="border-spacing:0;width:100%;"
+| style="background-color:#F18F8F;border:none;padding:0.097cm;width:100px;"| [[Imagem:Atencao.png|center]]
+| style="background-color:#F18F8F;border:none;padding:0.097cm;"|
+'''A liberação de prestação de contas também poderá ser feita na ''Verificação de Contas a Pagar/Balancete'' (Financeiro > Contas a Pagar > Verificação de Contas a Pagar/Balancete). Onde ao conferir toda a pasta, surgirá uma mensagem perguntando se deseja liberar a prestação.'''
+|}
+c) Cancelar Liberação: Muito utilizado para quebra de log, o processo de cancelamento faz com que o status da prestação retorne para aberto.
+d) Cancelar Processamento: Após a pasta montada, com o pdf gerado, o sistema altera o status para "Processado". Selecionando essa opção, a prestação voltará para o status em aberto, para que o acerto seja realizado.
+e) Incrementar: Torna a prestação e suas configurações personalizadas, disponíveis para serem trabalhada no mês seguinte.
 === Motor da Pasta Digital ===
-Robô que irá executar o processamento do Resumo e da pasta digital esta sendo implementado como aplicação que rodará na bandeja conforme caso o executável seja chamado com o parâmetro -AUTO. Desta forma o executável rodara as funções de geração de resumo e por fim o processamento da pasta digital por fim o executável sera fechado. Caso o operador chame o executável sem o parâmetro -AUTO o mesmo será chamado conforme as telas a baixo.
+Robô que irá executar o processamento do Resumo e da geração da Pasta Digital.
+{| style="border-spacing:0;width:100%;"
+| style="background-color:#96CFF5;border:none;padding:0.097cm;width:100px;"| [[Imagem:Dica.png|center]]
+| style="background-color:#96CFF5;border:none;padding:0.097cm;"|
+Recomendamos a utilização do executável rodando na bandeja, sendo chamado com o parâmetro '''-AUTO'''.
+|}
 ====Configuração Iexpress Drive====
@@ Linha 88: / Linha 107: @@
 - Configurar Iexpress Drive: tela em que o operador terá que informar os parâmetros para que a estrutura de pastas seja montada de forma que o Iexpress consiga interpretar.
 ====Arquivo Modelo====
@@ Linha 97: / Linha 115: @@
 -Arquivo Modelo: nesta interface o operador deverá informar o caminho de onde o arquivo modelo está salvo para que a Pasta Digital seja montada, nesta tela ainda tem as funções de "Editar Modelo" e "Abrir Modelo".
+<Configuração>
+Permite configurar o layout cores e fontes por condomínio assim como fazer as configurações genéricas que atinjam todos os condomínios inclusive permitindo customizar tipos de fontes específicos para cada layout.
 ====Processar====
@@ Linha 103: / Linha 123: @@
 <center>''(Aba Processar)''</center>
-- Processar: na interface "Processar" o operador poderá "rodar" de forma manual a geração do "Resumo" e da "Pasta digital" para apenas um Condomínio por vez, lembrando que cada uma dessas funções são executadas mediante o clique do botão especifico, a tela ainda permite a filtragem de condomínio e referencia especifica. Ao abrir essa aba o sistema carrega realiza a friltragem com a "referencia" do mês corrente e com status "Fechado".
+- Processar: na interface "Processar" o operador poderá "rodar" de forma manual a geração do "Resumo" e da "Pasta digital" para apenas um Condomínio por vez, lembrando que cada uma dessas funções são executadas mediante o clique do botão especifico, a tela ainda permite a filtragem de condomínio e referencia especifica. Ao abrir essa aba o sistema carrega realiza a filtragem com a "referencia" do mês corrente e com status "Fechado".
+===Configuração do Ini===
+Informações salvas no INI ''PastaDigital'' para execução do motor da Pasta digital. Caso não exista o caminho do Banco de Dados no ini, o sistema buscará a configuração em Basesistemas.ini, logo depois em Sqs2000Condo.ini.
+[DRIVE_CONDOMINIO]
+:--''São salvas as informações necessárias para que os arquivos PDF sejam gerados com a estrutura compatível com o Iexpress.''
-====Configuração do Ini====
+[PASTA_DIGITAL]
-Informações salvas no INI do Condomínio para execução do motor da Pasta digital
+:--''São salvas as informações do arquivo utilizado como modelo, tais como caminho e o prefixo utilizado para montar o nome do arquivo pdf.''
--> [DRIVE_CONDOMINIO] - são salvas as informações necessárias para que os arquivos PDF sejam gerados com a estrutura compatível com o Iexpress
+[PASTA_DIGITAL_ARQPDF]
+:--''Essa seção poderá ou não existir no arquivo INI do cliente, pois nela só serão salvas as configurações especificas para a geração do arquivo PDF. Os valores preenchidos na imagem são valores default, ou seja, caso essa seção não exista no arquivo INI as configurações citadas receberam esses valores.''
--> [PASTA_DIGITAL] - são salvas as informações do arquivo utilizado como modelo, tais como caminho e o prefixo utilizado para montar o nome do arquivo pdf.
+QUALIDADE=50
+:--''Informa a resolução que o arquivo PDF é gerado, devendo ser de 0 a 100 (default=50).''
-->[PASTA_DIGITAL_ARQPDF] - essa sessão poderá ou não existir no arquivo INI do cliente, pois nela só serão salvas as configurações especificas para a geração do arquivo PDF. Os valores preenchidos na imagem são valores defult, ou seja, caso essa sessão não exista no arquivo INI as configurações citadas receberam esses valores.
+EMBARCAFONT=TRUE
-Uma das configurações que poderá ser mais utilizada pelo cliente talvez seja a "Senha" que possibilita a inclusão de uma senha na abertura do arquivo PDF.
-==== Envio ====
+PDFA=FALSE
-Envio da pasta para o Icondo
+:--''O parâmetro PdfA recebe valor TRUE, caso o cliente deseje que o arquivo PDF seja gerado com o tipo PdfA''.
-A geração dos dados será realizada por um programa do tipo "Robô" que vai gerar os dados automaticamente para o caminho do “drive” juntamente com as críticas de tipo de acesso do documento(Público/restrito) e referência.
-Dentro do processo de envio de dados, somente serão permitidos envios para o icondo quando a pasta digital é marcada como “terminada”.
-=== Config ===
+OTIMIZA=FALSE
-<Configuração>
-Permite configurar o layout cores e fontes por condomínio assim como fazer as configurações genéricas que atinjam todos os condomínios inclusive permitindo customizar tipos de fontes específicos para cada layout.
+BACKGROUND=FALSE
+SUJEITO=0
+:--''Sujeito preenchido com 0 = nulo, preenchido com 1 = nome do condomínio''.
+AUTOR=
+:--''Autor será o nome da administradora cadastrada no Parâmetro 108''.
+SENHA=0
+:--''Define se o arquivo pdf terá senha ou não, sendo:''
+:''= 0 não possui senha, ''
+:''= 1 a mesma senha da web (acesso do condomínio no Icondo), ''
+:''= 2 a senha será os quatro primeiros dígitos do CNPJ do condomínio, ''
+:''= 3 usar tanto a senha da web como os quatro primeiros dígitos do CNPJ do condomínio'').
+OCULTARBFERRAMENTAS=TRUE
+OCULTARMENU=TRUE
+OCULTARINTERFACE=TRUE
+AJUDA=FALSE
+CENTRAL=FALSE
+ESCALAIMPRESSAO=FALSE
+===Envio===
+Envio da pasta para o Icondo. A geração dos dados será realizada por um programa do tipo "Robô" que vai gerar os dados automaticamente para o caminho do ''drive'' juntamente com as críticas de tipo de acesso do documento(Público/restrito) e referência. Dentro do processo de envio de dados, somente serão permitidos envios para o icondo quando a pasta digital é marcada como ''terminada''.
+[[:Categoria:Tutoriais Base Doc|Funcionalidades]]