Checklist Base Condomínio

Aqui você encontrará informações sobre o Checklist.

Visão Geral

Esse conteúdo está em construção e poderá sofrer alterações ou correções até a liberação final da próxima versão.

O Checklist é um módulo do projeto Agenda e Avisos do Sistema Base Condomínio que tem como principal função verificar automaticamente situações consideradas pendentes.

Essas pendências serão divididas em três grupos:

• Contas a Pagar

• Baixa
• Conciliação
• Contas a Pagar Eletrônico*
• Incremento de Contas a Pagar
• Voucher*

• Contas a Receber

• Apuração*
• Arquivo Remessa
• Baixa CNAB
• Carta de Cobrança
• Emissão/Impressão de Recibo
• Filtro para Internet
• Geração de Recibo
• Incremento de Contas a Receber

• Financeiro

• Índice/Cotação
• Reajuste de Contrato de Administração

* Checklist não disponível para Base Condomínio Uno.

Configurando o Checklist

Ao logar no sistema o usuário visualizará uma nova opção no menu, chamada Checklist e também um novo ícone na barra de ferramentas, de acordo com a figura abaixo.

• Item 1 – Acesso no menu principal para as opções do checklist.

Item 1.1 - Configurações - Nessa tela o usuário informará todos os parâmetros do checklist.

Item 1.11 - Caso o campo Intervalo de hora(s) seja preenchido com zero, a função será considerada desabilitada. Qualquer outro valor maior que zero será interpretado pelo sistema como intervalo de hora(s), estando assim habilitado para a execução do checklist.

Obs. Foi criado para a versão completa do Base Condomínio o Parâmetro 406 – ExecuçãoChecklist, onde também poderá ser habilitado/desabilitado a função.

Item 1.12 - Nome do grupo onde serão distribuídos os checklists.

Item 1.13 - Identifica o checklist a ser configurado.

Item 1.14 - Selecionando o checkbox Ativo, o checklist configurado estará disponível para as próximas verificações de pendências.

Item 1.15 - Nesse campo será informado a quantidade de dias de acordo com a descrição de cada checklist.

Item 1.16 - Nas configurações de cada checklist será apresentado a opção Usuários, onde serão definidos quais terão acesso selecionando o checkbox Ativo.

Item 1.17 - Ao selecionar o botão Restaurar Padrão, todas as configurações dos checklists informado no item 1.15 voltará a configuração de instalação.

Item 1.2 - Histórico de Checks - Nessa tela o usuário poderá visualizar todos os históricos dos Checklists.

Obs. Apenas os usuários cadastrados como administradores no gerenciamento de senhas terão acesso ao histórico de checklist de todos os usuários, para os demais só estarão disponíveis os próprios checklists.

Item 1.21 - Na tela de histórico de checks, foi criado a opção de filtrar de acordo com o interesse do usuário. Esse filtro poderá ser feito por data, grupo ou checklist. No caso de administradores existirá a opção de filtro também por usuário.

Item 1.22 - Todos os checks feito pelo sistema serão apresentados por ordem de data e hora da notificação.

Item 1.23 - Aqui o sistema exibira o resultado da aplicação do filtro (item 1.21). Contendo, checklist pendente, descrição, nome do usuário, quando foi notificado e quando leu a notificação. Para melhor visualização podemos diferenciar a pendência em amarelo como apenas notificada e a branca como notificada e lida.

• Item 2 - Executar Checklist – Foi incluído botão Executar Checklist na barra superior que tem como finalidade executar/disparar o checklist apenas para o usuário logado. Essa função poderá ser utilizada a qualquer momento e para ter acesso o usuário deverá ser habilitado em Segurança> Gerenciamento.

• Item 3 - Notificações – Ao clicar nesse ícone do menu o sistema trará as pendências da última verificação feita pelo check, de acordo com a configuração desejada pelo usuário, ou utilizando o botão Executar Checklist (Item 2).

Item 3.1 - Caso existam pendências não lidas o sistema exibe o ícone de notificação (item 2.1) com o balão vermelho informando a quantidade de checklists encontrados. Após clicar no ícone e ser lido os logs, o sistema altera o ícone para apagado (sem cor).

Item 3.2 - Data e hora da última e da próxima verificação.

Item 3.3 - Exibe a relação dos checklists pendentes. Para melhor visualização podemos diferenciar a pendência em amarelo como apenas notificada e a branca como notificada e lida.

Item 3.4 - Número de itens lidos e não lidos pelo usuário.

Item 3.5 - Exibe as informações: Verificações, quantidade de itens checados e Pendentes, quantidade de itens pendentes, ou seja, quantidade de situações que o usuário necessita realizar/executar. Obs. Após a leitura e realização das pendências o sistema só dará como realizada na próxima verificação.

Definições dos Checklists

Contas a Pagar

• Baixa - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do contas a pagar não baixado, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 5, sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os lançamentos de contas a pagar com vencimento até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas condomínios ativos.

2. Somente se não estiver Baixado.

3. Qualquer status de conciliação.

• Conciliação - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do contas a pagar a conciliar, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 5, sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os lançamentos de contas a pagar com vencimento até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas condomínios ativos.

2. Quando o status for A Conciliar.

3. Somente se não estiver Baixado.

• Contas a Pagar Eletrônico* - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do contas a pagar sem voucher, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 5, sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os lançamentos de contas a pagar até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas condomínios ativos.

2. Quando Forma de Pagamento for Contas a Pagar Eletrônico, cód.999.

3. Quando Forma de Pagamento estiver com checkbox Cts Pag Eletrônico marcado no tipo selecionado.

4. Apenas contas a pagar sem voucher.

5. Independente do status de conciliação.

6. Somente se não estiver Baixado.

• Incremento Contas a Pagar - Para esse checklist serão configurados dois parâmetros. A quantidade de dias limites, e também a quantidade de dias iniciais para a verificação do contas a pagar não incrementados, anteriores a data atual.

Exemplo: Parâmetro Limite: 5 e Parâmetro Inicial 30 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os recibos com vencimento entre o dia 10/06/2014 até o dia 05/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas condomínios ativos.

2. Somente se não estiver incrementado.

3. Independente do status baixado.

4. Sempre que o tipo de parcela for infinita.

5. Quando o tipo de parcela finita não for a última.

• Voucher* - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do contas a pagar sem voucher, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 5, sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os lançamentos de contas a pagar até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas condomínios ativos.

2. Apenas contas a pagar sem voucher.

3. Independente do status de conciliação.

Contas a Receber

• Apuração* - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do contas a receber não apurado, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 5 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os contas a receber com vencimento até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas condomínios ativos.

2. Quando a apuração não estiver processada.

3. Independente do contas a receber processado.

4. Mesmo que não possua rateio.

• Arquivo Remessa - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação dos recibos que não foram emitidos, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 5 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os recibos com vencimento até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas condomínios ativos.

2. Recibos com o status Processado.

• Baixa CNAB - Para esse checklist serão configurados dois parâmetros. A quantidade de dias limites, e também a quantidade de dias iniciais para a verificação dos recibos não baixados, anteriores a data atual.

Exemplo: Parâmetro Limite: 5 e Parâmetro Inicial 30 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os recibos com vencimento entre o dia 10/06/2014 até o dia 05/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas condomínios ativos.

2. Recibos com o status Emitido.

• Carta de Cobrança - Para esse checklist serão configurados dois parâmetros. A quantidade de dias limites, e também a quantidade de dias iniciais para a verificação dos recibos não baixados, anteriores a data atual.

Exemplo: Parâmetro Limite: 5 e Parâmetro Inicial 365 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os recibos com vencimento entre o dia 10/07/2013 até o dia 05/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas condomínios ativos.

2. Selecionando carta de cobrança de acordo com vencimento do último recibo em aberto, dentro do período.

• Emissão/Impressão de Recibo - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação dos recibos que não foram emitidos, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 5 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os recibos com vencimento até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas condomínios ativos.

2. Recibos com o status Processado.

• Filtro para internet - Recibos não enviados* - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do recibo não enviado para internet, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 5 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os contas a receber com vencimento até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas condomínios ativos.

2. Recibos com o status Emitido

3. Se não estiver bloqueado.

4. Somente se não estiver Baixado.

5. Não considerar recibos cancelados.

• Geração de Recibo - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do contas a receber não processados, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 5 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os lançamentos de contas a receber até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas condomínios ativos.

2. Quando o contas a receber não estiver processado.

• Incremento de Contas a Receber - Para esse checklist serão configurados dois parâmetros. A quantidade de dias limites, e também a quantidade de dias iniciais para a verificação do contas a receber não incrementado, anteriores a data atual.

Exemplo: Parâmetro Limite: 5 e Parâmetro Inicial 365 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os contas a pagar com vencimento entre o dia 10/07/2013 até o dia 05/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas condomínios ativos.

2. Somente se não estiver incrementado.

3. Independente do status de processado.

4. Mesmo que não possua rateio.

Financeiro

• Índice/Cotação - Para esse checklist serão configurados dois parâmetros.

Dias Tolerância, referente aos índices anuais, será configurado a quantidade de dias de tolerância para a verificação dos índices não cadastrados, posterior ao primeiro dia do ano atual.

Exemplo: Parâmetro: 5 sendo o ano de 2014. Serão considerados índices anuais pendentes somente a partir do dia 06/01/2014.

Dias Fixo, referente aos índices mensais, será configurado o dia para a verificação dos índices não cadastrados, de acordo com o mês atual.

Exemplo: Parâmetro: 1 sendo o mês Julho. Serão considerados índices mensais pendentes somente se não existir o dia 01/07/2014 cadastrado.

Obs. Sistema somente verifica índices cadastrados em contratos de administração ativos.

• Reajuste de Contrato de Administração - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do contrato de administração não reajustado, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 20 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os contrato de administração não reajustado com data até o dia 31/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

Obs. Sistema somente verifica contratos de administração ativos.