Débito Automático

Visão Geral

A cobrança em débito automático consiste na geração de arquivo e envio para o processamenteo no padrão estabelecido pelo banco, que se encarrega de fazer o débito na conta corrente do condômino.

Os recibos dos condôminos que estiverem em débito automático serão impressos com uma mensagem contendo as informações referentes ao banco, agência e conta corrente em que será feito o débito.

A baixa dos recibos também pode ser feita automaticamente através da troca de arquivos com o banco, seguindo o mesmo formato da baixa CNAB, só que em opção diferente no sistema.

Essa modalidade de cobrança está disponível somente no sistema Base Condomínio, não incluindo a versão Uno. O débito automático passou a ser controlado pelo Controle Automático de Cobrança Registrada

Bancos habilitados

Atualmente, o sistema Base Condomínio está preparado para gerar arquivos para os bancos: Itaú, Banco do Brasil, Santander, HSBC e Bradesco.

Para a habilitação do débito automático é necessário que a administradora tenha conta corrente com convênio de débito automático para cada banco desejado. Contudo, NÃO É OBRIGATÓRIA a emissão dos recibos de acordo com o convênio do débito automático, ou seja, a emissão dos recibos pode "e deve" ser feita de acordo com o banco centralizador de cobrança bancária da administradora independente do convênio para o débito automático (Ex. Recibos emitidos pelo Bradesco com débito automático pelo Itaú.)

É imprescindível a homologação dos arquivos junto aos bancos, incluindo todas as modalidades de pagamento disponíveis. O sistema não disponibiliza o controle de débito automático para condomínios com tipo de administração Conta Própria.

Procedimentos

Preparando o cadastro de conta corrente bancária (Financeiro > Tabelas > Banco)

Para que a conta corrente bancária esteja habilitada para gerar débito automático é necessário ativar a opção Débito Automático no cadastro da respectiva conta corrente.

Conta Corrente Empresa (Pool)

O sistema permite somente uma conta corrente bancária por banco para débito automático.

Condomínios do Tipo Conta Própria

O sistema também permite que Condomínios, cujo o Tipo de Administração sejam de Conta Própria, também possuam contas destinadas ao processo de débito automático.

Para tanto, basta cadastrar as contas correntes com os seus respectivos convênios e vincula-las aos condomínios. Conforme a imagem abaixo:

Campos importantes

Particularmente com relação à Condomínios Conta Própria, algumas informações são de extrema importância no cadastramento da conta corrente para débito automático. Sem esses procedimentos, o sistema não permitirá habilitar o débito automático para o Condomínio. Do mesmo jeito que para a Empresa, para o Condomínio serão necessários um convênio para cada banco. Consequentemente, para cada banco o condomínio deverá ter uma conta corrente com convênio criado.

• Nome do Cedente - Deverá ser preenchido com o Nome do Condomínio, do contrário o arquivo será gerado com o Nome da Empresa Administradora.

• CONVENIO_DEBITO_AUTOMATICO - Deverá ser informado o código do convênio ou contrato firmado junto ao respectivo Banco, do contrário o arquivo será gerado com o código do convênio padrão informado na Aba Débito Automático do Cadastro de Banco.

Além dessas informações, o condomínio deverá estar vinculado ao cadastro da conta corrente através da coluna Condomínio.

Configurações específicas por banco

Além de habilitar a opção Débito Automático no cadastro de conta corrente bancária, existem algumas configurações específicas que devem ser feitas de acordo com o banco desejado.

Itaú

Por padrão o sistema gera os arquivos de débito automático de acordo com o Layout SISDEB CNAB - Versão 04.0..

Para a geração do arquivo de acordo com Layout SISDEB é obrigatório o preenchimento do campo Código do Convênio na Aba Débito Automático no cadastro do banco. Essa informação deverá ser consultada junto ao Banco Itaú. O campo Sequência tem função de controlar a sequência de geração dos arquivos, esse campo é de controle automático do sistema e deverá ser alterado somente à pedido do Banco Itaú. O campo Código do Convênio na Aba Débito Automático é destinado aos convênios da Empresa, conforme mencionado anteriormente, para os convênios de Conta Própria essa informação deverá constar no parâmetro CONVENIO_DEBITO_AUTOMATICO da respectiva conta corrente.

Além dos campos referentes ao código do convênio e sequência, para que o sistema processe automaticamente a baixa dos recibos, também deverá ser observada a configuração dos campos referentes à baixa automática conforme a imagem abaixo.

Por opção, o sistema também poderá gerar os arquivos de débito automático de acordo com o Layout SISDEB - CNAB150 - Versão 4.0.

Porém, para que o arquivo seja gerado nesse layout é necessário que o campo Layout Deb. Aut. esteja preenchido com o valor 150 no cadastro da respectiva conta corrente bancária, conforme a imagem abaixo.

O Layout SISDEB - CNAB150 também segue as mesmas regras com relação aos campos Código do Convênio e Sequência, mencionadas mais acima.

O Layout SISDEB - CNAB150 também exige que o condômino tenha um código de identificação gerado no arquivo (posição 2 a 26 dos registros tipo C e E), esse código é montado automaticamente levando em consideração o código do condomínio seguido do código da unidade.

Banco do Brasil

Por padrão o sistema gera os arquivos de débito automático de acordo com o Layout FEBRABAN - Versão 04..

Para a geração do arquivo de acordo com Layout FEBRABAN é obrigatório o preenchimento do campo Código do Convênio na Aba Débito Automático no cadastro do banco. Essa informação deverá ser consultada junto ao Banco do Brasil. O campo Sequência tem função de controlar a sequência de geração dos arquivos, esse campo é de controle automático do sistema e deverá ser alterado somente à pedido do Banco do Brasil. O campo Código do Convênio na Aba Débito Automático é destinado aos convênios da Empresa, conforme mencionado anteriormente, para os convênios de Conta Própria essa informação deverá constar no parâmetro CONVENIO_DEBITO_AUTOMATICO da respectiva conta corrente.

Para os clientes em fase de implantação do débito automático também deverá ser observado o campo Layout Deb. Aut. que deverá ser preenchido com o valor DBT627 conforme a imagem abaixo.

Quem já estiver operando com o débito automático do Banco do Brasil, sem o preenchimento do campo Layout Deb. Aut. deverá manter a configuração atual.

O Débito Automático do Banco do Brasil permite a geração do campo Identificação do Cliente (posição 2 a 26 do registro E) tanto com o padrão conforme o login da unidade, quanto com o CPF do sacado.

Para que o sistema adote o CPF como campo de identificação do cliente o parâmetro IDENTIFICADOR_DEB_AUTOMATICO deve ter o valor preenchido com a descrição CPF, conforme a imagem de exemplo abaixo.

Santander

Por padrão o sistema gera os arquivos de débito automático de acordo com o Layout FEBRABAN - Versão 04..

Para a geração do arquivo de acordo com Layout FEBRABAN é obrigatório o preenchimento do campo Código do Convênio na Aba Débito Automático no cadastro do banco. Essa informação deverá ser consultada junto ao Banco Santander. O campo Sequência tem função de controlar a sequência de geração dos arquivos, esse campo é de controle automático do sistema e deverá ser alterado somente à pedido do Banco Santander. O campo Código do Convênio na Aba Débito Automático é destinado aos convênios da Empresa, conforme mencionado anteriormente, para os convênios de Conta Própria essa informação deverá constar no parâmetro CONVENIO_DEBITO_AUTOMATICO da respectiva conta corrente.

O Layout FEBRABAN exige que o condômino tenha um código de identificação gerado no arquivo (posição 2 a 26 dos registros tipo C e E), esse código é montado automaticamente levando em consideração o campo Login da unidade (Administração > Condomínio > Botão Unidade). A geração automática do login deverá ser feita no módulo de utilitários do sistema.

HSBC

Por padrão o sistema gera os arquivos de débito automático de acordo com o Layout FEBRABAN - Versão 04..

Para a geração do arquivo de acordo com Layout FEBRABAN é obrigatório o preenchimento do campo Código do Convênio na Aba Débito Automático no cadastro do banco. Essa informação deverá ser consultada junto ao Banco HSBC. O campo Sequência tem função de controlar a sequência de geração dos arquivos, esse campo é de controle automático do sistema e deverá ser alterado somente à pedido do Banco HSBC.

O Layout FEBRABAN exige que o condômino tenha um código de identificação gerado no arquivo (posição 2 a 26 dos registros tipo C e E), esse código é montado automaticamente levando em consideração o campo Login da unidade (Administração > Condomínio > Botão Unidade). A geração automática do login deverá ser feita no módulo de utilitários do sistema.

Bradesco

Por padrão o sistema gera os arquivos de débito automático de acordo com o Layout FEBRABAN - Versão 04..

Para a geração do arquivo de acordo com Layout FEBRABAN é obrigatório o preenchimento do campo Código do Convênio na Aba Débito Automático no cadastro do banco. Essa informação deverá ser consultada junto ao Banco Bradesco. O campo Sequência tem função de controlar a sequência de geração dos arquivos, esse campo é de controle automático do sistema e deverá ser alterado somente à pedido do Banco Bradesco. O campo Código do Convênio na Aba Débito Automático é destinado aos convênios da Empresa, conforme mencionado anteriormente, para os convênios de Conta Própria essa informação deverá constar no parâmetro CONVENIO_DEBITO_AUTOMATICO da respectiva conta corrente.

O Layout FEBRABAN exige que o condômino tenha um código de identificação gerado no arquivo (posição 2 a 26 dos registros tipo C e E), esse código é montado automaticamente levando em consideração o campo Login da unidade (Administração > Condomínio > Botão Unidade). A geração automática do login deverá ser feita no módulo de utilitários do sistema.

Por opção o sistema também poderá gerar o arquivo de débito automático de acordo com o Layout 400 posições.

Porém, para que o arquivo seja gerado nesse layout é necessário que o campo Layout Deb. Aut. esteja preenchido com o valor 400 OU o campo Carteira esteja preenchido com o valor 2 no cadastro da respectiva conta corrente bancária, conforme as imagens abaixo.

Se o campo Carteira estiver preenchido com o valor 2 o sistema obrigatoriamente irá gerar o arquivo de débito automático de acordo com o Layout 400 posições.

Cadastrando as contas correntes dos condôminos para débito automático (Financeiro > Contas a Receber > Débito Automático > Cadastro)

Nesta tela deverá ser feita a manutenção do cadastro de conta corrente dos condôminos para débito automático.

O sistema só permite cadastrar débito automático para bancos que tenham o respectivo cadastro de conta corrente habilitado para realizar essa operação, seja pela Empresa ou para Condomínios Conta Própria, em Débito Automático.

Digite os dados do correntista conforme a descrição de cada campo.

Por exigência dos Layouts Layout SISDEB CNAB - Versão 04.0. do Banco Itaú e Layout 400 posições do Banco Bradesco, o sistema deve enviar o nome do sacado nos arquivos, porém, poderá ocorrer situações em que o nome do sacado não é o do condômino, nesses casos o nome diferente deverá ser preenchido no campo Sacado.

O sistema permite que os arquivos de débito automático levem em consideração o critério de desconto (caso esteja indicado no recibo) para determinar a data e o valor do débito, para habilitar esse recurso o campo Desconto deverá estar marcado no cadastro do correntista. Contudo, se a data da geração do arquivo não for inferior a data limite para aplicação do desconto o arquivo será gerado levando em consideração o critério sem desconto.

O sistema irá gerar os arquivos somente para os cadastros com Status Ativo (observe o campo Satatus no cadastro do correntista).

O Botão Relatórios exibe um tela onde poderão ser gerados relatórios baseados no cadastro.

Gerando os arquivos (Financeiro > Contas a Receber > Débito Automático > Gerar Remessa)

Nessa tela deverá ser feita geração dos arquivos para débito automático.

Selecione as faixas de condomínio, unidade e vencimento para filtragem dos recibos.

O campo Data Débito é opcional, caso não seja indicado o sistema irá considerar a data de vencimento de cada recibo como data para débito na conta corrente dos condôminos. Do mesmo jeito que a data do débito, a seleção do banco não é obrigatória pois o sistema irá gerar os arquivos de acordo com os convênios cadastrados e os layouts de cada banco incluído na geração.

O sistema só irá gerar registros para débito automático de recibos com status de emitido, portanto, antes de gerar o aquivo os recibos deverão ser emitidos.

O Botão Relatório permite fazer uma crítica exibindo os recibos que serão filtrados na geração e possíveis inconsistências.

Relatório

Ao clicar no botão gerar arquivo será exibida uma janela onde deverá ser indicado local e nome para geração dos arquivos.

O sistema adiciona os códigos do banco, agência e conta corrente de convênio ao nome do arquivo. Desse modo os aquivos serão separados de acordo com cada conta corrente de convênio.

Clique no Botão Salvar para que os arquivos sejam gerados.

As informações referentes ao débito automático poderão ser consultadas na tela do recibo (Financeiro > Contas a Receber > Recibo) na Aba Débito Automático, conforme a imagem de exemplo abaixo.

A aba débito automático será exibida no recibo somente após a geração do arquivo.

Baixando os recibos automaticamente (Financeiro > Contas a Receber > Débito Automático > Baixa Retorno)

A tela de baixa de débito automático tem funcionalidades idênticas a tela de baixa de recibo CNAB, com a possibilidade de emissão de relatório de crítica dos recibos importados antes de processar a baixa.

Funcionalidades