Escritório de Cobrança

Visão Geral

Disponível somente o Sistema Base Condomínio.

O controle de escritório de cobrança permite gerar um cadastro de escritórios encarregados da cobrança de devedores, associando-os aos Condomínios, Unidades e Processos.

Esses escritórios podem ser classificados quanto ao status de conveniados ou não com a Administradora e faixa de recibos em aberto que os escritórios estarão aptos para a cobrança.

Esse controle é muito útil para a eleição do escritório de cobrança no cadastro do processo, principalmente no caso de administradoras que possuem mais de um escritório de cobrança ou em que um determinado condomínio ou unidade precise ser vinculado(a) à um escritório que não tenha convênio com a administradora.

Procedimentos

Cadastro Principal

Acesso: Tabelas Gerias > Básicas > Escritório de Cobrança

Para que os escritórios estejam aptos para a cobrança eles deverão estar identificados devidamente nesse cadastro.

• Convênio - Identifica o escritório que tem algum tipo de vínculo com a administradora. Para escritórios migrados de outras carteiras ou específicos de algum condomínio por determinação do síndico, o campo convênio deverá estar desmarcado.

• Dias Min/Max - Determina a faixa de dias de atraso em que o escritório estará apto a realizar o processo de cobrança. Essa verificação será feita ao informar o condomínio e unidade de acordo com os dias em aberto do primeiro recibo devedor da respectiva unidade.

• Dt. Entrada/Saída - Determina o período em que o escritório estará apto a realizar o processo de cobrança sempre confrontados com a data atual.

Esse controles irão refletir no Cadastro de Processo do sistema Base Jurídico e terão validade enquanto o condomínio ou unidade não tiver nenhum escritório associado no cadastro.

Associando ao Condomínio ou Unidade

Ao acessar o Cadastro de Condomínio, o botão dará acesso à tabela de escritórios demonstrando os escritórios conveniados e os escritórios vinculados ao condomínio caso exista.

Clicando com o botão direto do mouse sobre o respectivo escritório e selecionando a opção ele será adicionado à lista de escritórios ativos do condomínio.

Depois de associado, somente esse escritório estará apto à realizar os processos de cobrança para ao condomínio, independente do critério de convênio.

Do mesmo jeito que para o condomínio o escritório também poderá se associado à uma ou mais unidades, acessando a aba Escritório de Cobrança.

As abas Genéricos, Ativos e Inativos exibe os escritórios aptos para o processo de cobrança da unidade.

A criação de um processo de cobrança no Sistema Base Jurídico apontando um determinado escritório cria automaticamente o vínculo do escritório com a respectiva unidade, a partir desse momento somente esse escritório estará apto ao realizar o processo de cobrança dessa unidade até que seja inativado, a partir desse momento outros escritórios serão eleitos conforme as regras estabelecidas por convênio e faixa de dias.

A regra para a eleição dos escritórios aptos para a cobrança seguirá os critérios abaixo na ordem de importância:

• 1. Escritório vinculado à unidade - À partir do momento em que um escritório estiver vinculado à unidade (Dt. Entrada/Saída) somente ele será eleito.
• 2. Escritório vinculado ao condomínio - À partir do momento em que um escritório estiver vinculado ao condomínio (Dt. Entrada/Saída), exceto pelo critério 1.
• 3. Escritórios conveniados dentro da faixa de dias - À partir do momento em que o escritório for conveniado (campo convênio), dentro da faixa de dias (Dias Min/Max) para cobrança e ativo (Dt. Entrada/Saída) no sistema, exceto pelos critérios 1 e 2.

Associando o Escritório ao Processo

Acesso: Base Jurídico > Cadastro > Processo.

Ao cadastrar um novo processo, no campo Escritório de Cobrança serão exibidos somente os escritórios aptos de acordo com os critérios mencionado anteriormente.

Lembrando mais uma vez que, a criação de um processo de cobrança no Sistema Base Jurídico apontando um determinado escritório cria automaticamente o vínculo do escritório com a respectiva unidade, a partir desse momento somente esse escritório estará apto ao realizar o processo de cobrança dessa unidade até que seja inativado, a partir desse momento outros escritórios serão eleitos conforme as regras estabelecidas por convênio e faixa de dias.

Acompanhamento dos Eventos por Escritório

Acesso: Base Jurídico > Relatório > Controle Mensal de Ações

A partir do momento em que o escritório for vinculado à um processo será possível fazer o levantamento do resumo para análise estratégica das ações tomadas, esse resumo será baseado nos eventos lançados em cada processo vinculado ao respectivo escritório.

Funcionalidades