Régua de Cobrança
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Visão Geral
- Essa ferramenta permite o disparo de emails avisando aos Condôminos, Proprietários e Inquilinos da disponibilização, pagamento ou atraso do vencimento do boleto. Podendo configurar um texto personalizado incluindo o link do boleto disponível no Icondo.
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Para acessar a ferramente, será necessário a liberação da tela nas configurações de senha do sistema. Com exceção do usuário master.
Caminho: Financeiro>Contas a receber>Régua de Cobrança
Procedimentos
- Nesse tópico abordaremos as configurações necessárias para o funcionamento da Régua de Cobrança.
Textos
- Nessa aba será possível cadastrar as mensagens que serão disparadas, e filtrar as mesmas.
A tela é composta dos seguintes campos:
- A) Descrição: Descrição interna da mensagem. Essa informação não será disparada junto com a mensagem sendo somente um localizador para o sistema.
- B) Variáveis do sistema: Combo onde serão listadas as "Tags" que farão referência aos respectivos dados do sistema que poderão ser inseridos no corpo e/ou título da mensagem.
- C) Assunto: Título do e-mail enviado ao destinatário.
- D) Mensagem: Campo onde será cadastrado o corpo da menagem.
As variáveis disponíveis no sistema são:
<#DATA_VENCIMENTO_BOLETO>
Vencimento do boleto [DD/MM/AAAA]: Data de vencimento do boleto padrão "DD/MM/AAAA".
<#DATA_VENCIMENTO_EXTENSO>
Vencimento Boleto por extenso: Data do vencimento por extenso. Ex: "Sexta-feira, 20 de março de 2020".
<#MES_VENCIMENTO_BOLETO>
Mês de vencimento do boleto: Exibe o mês de vencimento do boleto no padrão MM/AAAA. Ex."03/2020".
<#MES_VENCIMENTO_EXTENSO>
Mês de vencimento do boleto por extenso: Exibe o mês de vencimento do boleto por extenso. Ex: Março de 2020.
<#DIAS_VENCIMENTO_BOLETO>
Dias para o vencimento do boleto: Exibe a quantidade de dias que faltam para o vencimento do boleto. Obs: Será calculado a partir do dia que é enviada a mensagem.
<#DATA_EMISSAO_BOLETO>
Data da emissão do boleto: Exibe a data da emissão do boleto.
<#DATA_CORRENTE>
Data do disparo do e-mail: Exibe a data de disparo do e-mail.
<#LINHA_DIGITAVEL>
Linha digitável referente ao boleto: Exibe a linha digitável referente ao boleto.
<#VALOR_BOLETO>
Valor do boleto: Exibe o valor do boleto para pagamento considerando a data do envio da mensagem.
<#ITENS_BOLETO>
Itens do Boleto: Exibe os itens que compõe o boleto.
<#NUMERO_BOLETO>
Número Boleto: Exibe o número do boleto.
<#E-MAIL_ENVIO>
E-mail do Destinatário: E-mail pego do cadastro da unidade. Caso na unidade não existam e-mails cadastrados, será mantida a regra de informar o endereço de e-mail principal cadastrado no condômino.
<#ENDERECO_CONDOMINIO>
Endereço do condomínio: Endereço informado no cadastro do Condomínio.
<#NOME_CONDOMINIO>
Nome do Condomínio: Exibe o nome do condomínio referente a unidade.
<#NOME_CONDOMINO>
Nome do Condômino: Exibe o nome do condômino que está ligado à unidade.
<#RAZAO_SOCIAL_CONDOMINIO>
Razão social do condomínio: Exibe a razão social do condomínio.
<#ENDERECO_UNIDADE>
Endereço da Unidade: Endereço da unidade, o mesmo que é informado considerando as mesmas regras de montagem do endereço do boleto emitido pelo sistema.
<#NOME_FILIAL>
Nome da Filial: Exibe o nome da Filial que é informado no cadastro de Filiais (Tabelas Gerais > Principais > Filial). Nesse caso, o sistema insere o nome da filial vinculada ao cadastro do condomínio.
<#ENDERECO_FILIAL>
Endereço da Filial:Exibe o endereço da Filial que é pego do cadastro de Filiais (Tabelas Gerais > Principais > Filial). Nesse caso, o sistema insere o endereço da filial vinculada ao cadastro do condomínio.
<#TELEFONE_FILIAL>
Telefone da Filial: Exibe o telefone da Filial atrelada ao condomínio.
<#NOME_GERENTE>
Nome do Gerente: Exibe o nome do regente do condomínio.
<#CNPJ_FILIAL>
CNPJ da Filial: Exibe o CNPJ da Filial que é informado no cadastro de Filiais. Nesse caso, o sistema insere o CNPJ da filial vinculada ao cadastro do condomínio.
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Hipertexto
- Existem duas formas de inserir o Hiperlink em sua mensagem:
1) Ao clicar no botão "Inserir Hipertexto" localizado na barra de formatação da mensagem. 2) Clicando com o botão direito do mouse na mensagem, o pop-up de "Inserir Hipertexto" será demonstrado.
- Caso a opção "Link do boleto" esteja selecionada será incluído o link para o boleto com a tag <#LINK_BOLETO>.
- Caso a opção "Link customizado" esteja selecionado será incluído um link para uma outra página de escolha do usuário.
Ao salvar a mensagem, caso não haja a configuração da API do Icondo, o sistema exibirá a tela de configuração de usuário e senha de integração com o Icondo para que o sistema possa recuperar o parceiro na hora do envio do e-mail. |
</code><#LINK_BOLETO></code>: Exibe o link do boleto quando este estiver disponível no Icondo. Ou seja, o sistema verificará se o boleto foi enviado e diante disso acionará uma API que devolve o link de acesso do arquivo do boleto. Caso este não esteja disponível o campo vai em branco.
Importar Modelo Padrão
Regras
- Nesta aba, deve ser permitido cadastrar as regras de disparo de mensagens. A filosofia da tela é a mesma usada no cadastro de Serviços Extras do sistema Base Condomínio, ou seja, o usuário poderá listar as mensagens cadastradas e configurar as mesmas para default para a administradora, poder configurar uma específica para um ou mais condomínios ou até mesmo bloquear o envio de mensagens para um ou mais condomínios.
- A dele é composta inicialmente por um filtro onde poderá ser possível filtrar a configuração realizada para a empresa ou condomínios e ainda deverá permitir filtrar por código e descrição da mensagem.
Mas abaixo deve estar dispostos os campos para cadastro das regras.São eles: a)Código do condomínio : Exibe o código do condomínio b)Nome do condomínio : Exibe o Nome de condomínios ativos e em estágio de operação. Também devem ser listados condomínios sem o campo Estágio configurado. (DISCUTIR SE SERÃO LISTADOS CONDOMÍNIOS EM ESTÁGIO DE DESLIGAMENTO) c) Código da mensagem : Lista o código das mensagens cadastradas d) Descrição da mensagem : Lista a descrição das mensagens cadastradas e) Nível de bloqueio : Combo que deve listar os ´tipo de nível de bloqueio (Não Bloqueado, Bloqueado ). Aqui o usuário pode bloquear uma mensagem (ou a régua de cobrança) para um condomínio específico. Caso o usuário mencione a mensagem, esta ficará bloqueada, porém se houverem outras que não estiverem bloqueadas, deverão passar normalmente pelo condomínio. f) Notificação Pagamento : Checkbox que se marcado indica que a regra em questão será aplicada a cada baixa de recibo. Obs: É obrigatório o preenchimento do campo "Dias" g) Contexto : Combo que lista o tipo de contexto de uma régua. Deverão ser listadas as opções Extra Judicial e Judicial (IMPORTANTE: INICLUIR ESTE CAMPO NA TABELA MAS EXIBIR NA TELA SOMENTE EM UMA FASE POSTERIOR DA IMPLEMENTAÇÃO) h) Dias : Permite o usuário cadastrar a quantidade de dias da régua de cobrança podendo ser cadastrados números negativos para que a mensagem seja disparada dias antes do vencimento. Caso o usuário preencha o valor 0(zero) este fará referência ao dia do vencimento. i) Observação : Cadastro de observação sobre a regra específica
Notificação de Pagamento
- Atenção: Somente nesse caso a quantidade de dias deverá ficar automaticamente NULO, não sendo possível alterar nada no campo. Essa regra tem por funcionalidade disparar uma mensagem de agradecimento de pagamento do boleto quando o status do boleto que já esteve presente nos logs de envio estiver como baixado. Caso um boleto tenha sido baixado e este não esteja nos logs, não disparar mensagem de agradecimento.
- Obs1*: Esse foi o meu entendimento para caso um boleto tenha sido criado e baixado pela administradora em uma linha curta de tempo inclusive boletos do jurídico criados e pagos na hora. (Discutir se for o caso.)
- Obs2*: Existe também o caso de um boleto ter sua baixa cancelada pela administradora e ser baixado novamente. Nesse caso dispara a Régua notificando o agradecimento? (Discutir se for o caso. No meu entendimento não deveria)
- Obs3*: Somente 1(uma) regra com esse tipo "Notificação de pagamento" deverá existir. Caso o usuário marque outra regra com essa opção, o sistema deve exibir a mensagem " A regra de código X já está configurada como "Notificação de pagamento". Somente uma regra poderá ter essa configuração. Deseja atribuir esta regra como "Notificação de pagamento" desconfigurando a anterior ? "
15- Após abrir e fechar as telas de mensagem regras e logs, ocorrem erros do tipo mostrado abaixo. Lembrando que isso é esporádico.
Bloqueado
Fluxograma
- Criar consulta por condomínio onde seja demonstrado o fluxo das mensagens, ou seja, quais mensagens serão disparadas e seus respectivos dias.
1- Criar tela (Financeiro>Contas a receber>Régua de Cobrança>Fluxo de mensagens) 2- Criar filtro por Condomínio 3- Relatório com a listagem dos eventos. permitindo listar por condomínios(mais de 1)
Relatórios
Mailgun
API - MailGun Documentação da API: https://documentation.mailgun.com/en/latest/api_reference.html Obs: Validar com o Robson.
Logs
- Criar uma nova interface com uma grid listando
Condomínio, Unidade, Data do envio, Status e Número do Recibo, Mensagem que foi enviada(corpo do email)*(Fase 2). Na tela ainda deverá ser criado um filtro pelos seguintes campos: Condomínio, Unidade, Data do envio, Status e Número do Recibo
Importante 1: Incluir logs de disparo e tratamento do sistema e logs de retorno do mailgun com relação as mensagens. Impostante 2: O Log consulta o envio das últimas nos últimos 30 dias. Importante 3: Dentro dos 30 dias que o mailgun armazena os logs, limitar a gravação de logs até o status que sinalize a leitura da mensagem, por exemplo. Obs: Definir junto ao mailgun qual o status final de uma mensagem.
ATENÇÃO |
DICA |
Funcionalidades Base Condomínio
- Observações
Documentação a) Dar ênfase na confecção da documentação sobre desabilitar a notificação de arquivo disponível no icondo quando o usuário habilitar a régua de cobrança