Controle de Avisos

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Controle de Avisos

Visão Geral

O Controle de Avisos permite configurar mensagens de alerta que serão exibidas para os usuários nos Lançamentos de Contas a Pagar e Conta Corrente.
As mensagens de alerta poderão ser criadas com o escopo de bloqueio dando um tratamento diferenciado no momento do lançamento, conforme será visto mais adiante.

Procedimentos

Cadastrando os Avisos (Administração > Controle de Avisos)

Controle Avisos 01.jpg


Os avisos possuem quatro níveis de verificação:
  • Condomínio - Avisos emitidos em lançamentos para um determinado condomínio.
  • Fornecedor - Avisos emitidos em lançamentos para um determinado fornecedor.
  • Grupo de Saldo/Conta - Avisos emitidos em lançamentos para um determinado grupo de saldo e conta.
  • Empresa - Avisos genéricos da empresa.


Dica.png

Para que o aviso seja genérico basta cadastra-lo sem informar os demais níveis de verificação.


Além dos níveis de verificação, para cada aviso poderão ser selecionados até dois escopos de lançamento: Contas a Pagar e Conta Corrente.


Atencao.png

Ao marcar a opção Bloquear, além dos avisos que serão exibidos em tela, o respectivo lançamento de contas a pagar terá o seu pagamento condicionado à uma ou mais autorizações (conforme será abordado mais adiante) e o lançamento direto em conta corrente não poderá ser realizado.


O período compreendido entre as Datas de Vigência inicial e final determina a faixa de data em que o aviso estará ativo, sempre comparadas com a data em que a operação está sendo realizada independente da data do lançamento. Caso a data final não seja informada o aviso será aplicado sem prazo para expiração, contudo a data inicial sempre será obrigatória.
Então, tomando como parâmetros as informações acima teremos:
De acordo com o exemplo da imagem à seguir, a mensagem será exibida a partir do dia 17/05/2017 toda a vez que for feito um lançamento em contas a pagar para o COND DO SEU EDIFÍCIO 00000050.


Controle Avisos 02.jpg


A imagem abaixo sugere um bloqueio de pagamentos e lançamento em conta corrente para o fornecedor ENTIDADE 00000033, válido até 31/05/2017.


Controle Avisos 03.jpg


Atencao.png

Ao marcar a opção Bloquear, além dos avisos que serão exibidos em tela, o respectivo lançamento de contas a pagar terá o seu pagamento condicionado à uma ou mais autorizações (conforme será abordado mais adiante) e o lançamento direto em conta corrente não poderá ser realizado.

Avisos Exibidos em Contas a Pagar (Financeiro > Contas a Pagar > Lançamento)

Os avisos serão exibidos nos lançamentos de contas a pagar, conforme o exemplo abaixo:


Controle Avisos 04.jpg


No caso de dois ou mais avisos para o mesmo lançamentos, eles serão exibidos na mesma janela.


Controle Avisos 05.jpg


Atencao.png

As mensagens de aviso com texto em vermelho indicam que também foi adotado o escopo de bloqueio, nesse caso o lançamento de contas a pagar poderá ser feito porém o seu pagamento estará condicionado à autorização que deverá ser feita por um usuário devidamente capacitado para essa tarefa (Ex. Chefe de Setor, Gerente, Administrador do Sistema, etc.), conforme veremos a seguir.

Observe o campo Autorizado na imagem acima, ao salvar o lançamento com aviso no escopo de Bloqueio ele estará desmarcado.

Autorização do Contas a Pagar (Financeiro > Contas a Pagar > Autorização)

Os lançamentos de contas a pagar dependem do status de autorizado para que todo o fluxo de pagamento seja realizado, porém, o processo de autorização do contas a pagar requer a adoção de alguns procedimentos:


Controle Avisos 06.jpg


Esse parâmetro determina a quantidade de autorizações necessárias para que o lançamento de contas a pagar esteja liberado para pagamento.


Dica.png

Mesmo que o valor do parâmetro seja igual a zero, o sistema exigirá pelo menos uma autorização para a liberação do pagamento.

Caso a quantidade de autorizações seja configurada com o valor maior que um, o mesmo lançamento deverá ser autorizado por usuários diferentes.


  • Configuração dos usuários para autorização (Tabelas Gerais > Principais > Autorizações)


Controle Avisos 07.jpg


Nesse cadastro deverá ser informado os funcionários que poderão realizar a autorização do contas a pagar.


Atencao.png

A marcação da opção Autorização por Conta permitirá que o funcionário autorize somente pagamentos de condomínios em que ele for gerente.

O vínculo do funcionário com o usuário no sistema deverá ser feito no cadastro da entidade, onde deverá ser informado o nome de logon de acesso ao sistema em dados complementares.


  • Autorizando os lançamentos (Financeiro > Contas a Pagar > Autorizações)


Controle Avisos 08.jpg


Nessa tela poderão ser filtrados todos os lançamentos pendentes de autorização.


Atencao.png

Somente funcionários devidamente configurados (passo anterior) poderão realizar as autorizações.

Depois de autorizado, se algum lançamento de contas a pagar sofrer alterações que gerem novo aviso com escopo de bloqueio, o processo de autorização deverá ser realizado novamente.

Avisos Exibidos em Conta Corrente (Financeiro > Contas Corrente)

Consultando o LOG de Avisos (Administração > Controle de Avisos)

Funcionalidades Base Condomínio