Mudanças entre as edições de "Lançamentos de Opcionais"

Edição das 08h25min de 15 de fevereiro de 2017

Controle de Opcionais

Essa documentação é temporária e poderá sofre ajustes ou correções até a liberação final da versão.

Visão Geral

O Controle de Opcionais permite gerenciar a cobrança dos serviços opcionais (Ex. Seguros, Clubes de Vantagens, etc.) incluindo a forma de lançamento (prospecção) desses serviços. Conforme poderemos ver mais adiante, a gerencia da cobrança pode ser feita de forma hierarquizada nos níveis de Administradora, Condomínios e, na ultima escala, Unidades.

Esse controle interfere na reta final da cobrança que é a Geração ou Lançamento Unitário de Recibos, pois, mesmo que o item seja lançado ou gerado automaticamente pelo sistema ele será removido do recibo à partir do momento que estiver bloqueado.

Controle Geral (Administração > Controle de Opcionais)

O Controle Geral permite a visão de todos os itens cadastrados nos níveis da Administradora, Condomínios e Unidades. Também é possível realizar filtros por determinada conta, condomínio ou unidade.

Níveis de Controle

Os níveis de controle determinam a hierarquia em que o controle será aplicado, é muito importante entender o seu critério de aplicação.

Administradora

No primeiro nível de controle da administradora podemos cadastrar as contas com os seus níveis de controle de bloqueio e prospecção (lançamento).

Conforme a imagem de exemplo acima, para os níveis de bloqueio são permitidas três opções:

• Não - O item não está bloqueado para cobrança pela administradora;

• Sim - O item está bloqueado para cobrança pela administradora, porém, pode ser configurado para a liberação da cobrança em um determinado condomínio ou unidade (conforme veremos mais adiante).

• Total - O item está bloqueado para cobrança pela administrador e não permite nenhuma configuração específica para condomínio ou unidade (atenção com o aviso abaixo).

O bloqueio do tipo Total no nível de controle da administradora deve ser utilizado com muito cuidado, ele não permite nenhuma configuração específica, é o mesmo que abolir a cobrança do item de todos os recibos. MESMO OS RECIBOS QUE JÁ TENHAM O ITEM GERADO ATRAVÉS DA GERAÇÃO DE RECIBO OU RECIBO AVULSO NÃO TERÃO MAIS ESSE ITEM À PARTIR DAS PRÓXIMAS GERAÇÕES.

A Prospecção interfere diretamente no Lançamento de Itens Opcionais, ela determina de que forma o item será lançado com as opções:

• Individual - O item só poderá ser lançado em recibo individual (avulso), o lançamento do item não poderá ser feito através do contas a receber de cobranças condominiais ordinárias do sistema.

• Ordinária - O item só poderá ser lançado através do contas a receber de cobranças condominiais ordinárias do sistema.

• Todas - O item poderá ser lançado por ambos os métodos.

O termo cobranças condominiais ordinárias indica algum lançamento de contas a receber que tenha rateio de Cota Condominial (identificado pelo parâmetro 159) ou qualquer outro lançamento de contas a receber de Parcela Infinita.

Condomínio

O controle no nível do condomínio tem as mesmas funcionalidades do nível da administradora, só que aplicados especificamente ao condomínio selecionado e, por hierarquia, à todas as unidades do mesmo condomínio exceto as que tiverem configuração específica.

No exemplo abaixo, indica que o condomínio está bloqueado para a cobrança do item opcional mesmo com o desbloqueio padrão no nível da administradora. Em outra hipótese, o item poderia estar bloqueado no nível da administradora e liberado para um determinado condomínio.

O bloqueio do tipo Total no nível de controle do condomínio também deve ser utilizado com muito cuidado, ele não permite nenhuma configuração específica por unidade, é o mesmo que abolir a cobrança do item de todos os recibos do condomínio. MESMO OS RECIBOS QUE JÁ TENHAM O ITEM GERADO ATRAVÉS DA GERAÇÃO DE RECIBO OU RECIBO AVULSO NÃO TERÃO MAIS ESSE ITEM À PARTIR DAS PRÓXIMAS GERAÇÕES.

Unidade

Assim como no nível do condomínio, o nível de unidades tem as mesmas funcionalidades só que aplicados especificamente à unidade selecionada.

No exemplo abaixo, indica que a unidade está liberada para a cobrança do item opcional através de prospecção individual, mesmo com o bloqueio padrão no nível do condomínio. Em outra hipótese, o item poderia estar desbloqueado no nível do condomínio e bloqueado para uma determinada unidade.

Acessando pelo Condomínio (Administração > Condomínio / Botão Cts Opcionais)

As configurações e consultas também podem ser feitas através do cadastro de condomínio.

Acessando pela Unidade (Administração > Condomínio / Botão Unidade / Aba Contas Opcionais)

As configurações e consultas também podem ser feitas através do cadastro de unidades.

Lançamentos de Opcionais (Prospecção)

Visão Geral

Esta função permite a prospecção de itens opcionais para um ou mais condomínios em lote. Este lançamento poderá ser em recibos avulsos ou em recibos de cobranças condominiais ordinárias.

O termo Cobrança Condominial Ordinária indica algum lançamento de contas a receber que tenha rateio de Cota Condominial (identificado pelo parâmetro 159) ou qualquer outro lançamento de contas a receber de Parcela Infinita.

Procedimentos

Para utilizar esta função, é necessário realizar alguns procedimentos, seguindo a ordem:

1ºPasso: Configurar os parâmetros

2ºPasso: Preencher a tela de filtragem

3ºPasso: Verificar os critérios do filtro

4ºPasso: Gerar o lançamento dos itens opcionais

Parâmetros (Tabelas Gerais > Informações > Parâmetros)

Antes da geração dos arquivos para o lançamento de itens opcionais, o usuário deverá fazer a configuração dos parâmetros necessários para a geração dos dados, no Sistema Base Condomínio (Tabelas Gerais > Informações > Parâmetros).

Parâmetros necessários para a geração:

Parâmetro 159 - Informar o código do grupo de saldo e da conta referente à cobrança do condomínio no recibo do condômino.

Para informar a conta, clique em "Editar" na barra de ferramentas, após, nos campos "grupo de saldo" e "conta", selecione a opção desejada e grave o registro.

Parâmetro 299 - Ativar para liberar a função de lançamentos de opcionais.

Para ativá-lo, clique em "Editar" na barra de ferramentas, em seguida, no campo "Valor" preencha com "1". Para finalizar, grave o registro.

Tela de Filtragem

Para abrir a tela de filtragem, no Sistema Base Condomínio acesse: Financeiro > Contas a Receber > Lançamento de Opcionais

Ao abrir a tela, preencha com os dados solicitados e após, clique em Aplicar Filtro. Atente-se para a observação de alguns campos.

O grupo de saldo será acatado, mesmo que não esteja no cadastro de grupos de saldos do contrato de administração (Administração > Condomínio > Contrato ADM > Grupo Saldo)

A prospecção poderá ser feita de duas formas:

*Recibo Avulso - Serão gerados recibos individuais somente com o item opcional para prospecção.

*Contas a Receber - O item opcional será prospectado no próximo contas a receber de cota ordinária no formato negative option.

A prospecção do item opcional em Recibo Avulso poderá ser utilizada no caso do lançamento de forma que o cliente receba uma proposta separada para adesão ao serviço, também permite que se utilize um layout específico para o lançamento em conformidade com a empresa bureaux. O formato negative option (Contas a Receber) insere o item opcional junto com as demais cotas ordinárias e a adesão ao serviço é considerada quando o cliente efetua o pagamento do recibo considerando o item opcional.

Na parte inferior da tela os campos devem ser preenchidos de acordo com a quantidade de dias desejada que também servirão de critério na eleição das unidades habilitadas para a cobrança.

* Nº de Opcionais no Recibo - Determina a quantidade a ser verificada em recibos anteriores. Se número de opcionais for maior ou igual, a unidade será habilitada para cobrança (o limite de itens opcionais por recibo é de 5).

* Nº de dias para verificar se a unidade possui o item opcional em recibos anteriores - Verificará se o item selecionado já foi cobrado durante o período informado no campo (data corrente menos a quantidade de dias).

* Nº de dias para verificar se a unidade já teve a oferta do item opcional - Verificará se a unidade já teve a prospecção do item durante o período informado nesse campo (data corrente menos a quantidade de dias).

Tela de Geração

Ao preencher a tela de filtragem e clicar no "Botão Aplicar Filtro", o sistema exibirá o resultado na "aba Geração".

As unidades que não elegíveis por algum critério de exclusão virão com a coluna "Processar" desmarcada. Caso seja necessário forçar o lançamento para alguma unidade que não esteja de acordo com as configurações de filtragem, o usuário poderá seleciona-la para "Processar" manualmente ou utilizar a opção "Marcar/Desmarcar Todos".

As unidades elegíveis como habilitadas correspondem a 4 critérios:

* Critério 1 - Verificará se a unidade não está no cadastro de bloqueio do item opcional ou não habilitada para o tipo de prospecção selecionado ou no cadastro de débito automático.

Unidades que constam no Cadastro de Débito Automático do sistema (Financeiro > Contas a Receber > Débito Automático > Cadastro) só poderão ser prospectadas de forma avulsa, ou seja, em recibos individuais. Depois da prospecção, a cobrança ou não através de contas a receber de cotas ordinárias ficará à cargo dos controles de recebimento no Lançamento Avulsos do Contas a Receber (Financeiro > Contas a Receber > Lançamento / Botão Avulso).

* Critério 2 - Verificará se a unidade possui até no máximo de 5, selecionado no campo "Nº Opcionais de Recibos" e itens opcionais dentro período informado no campo "Nº de dias para verificar se a unidade possui o item opcional em recibos anteriores.

* Critério 3 - Verificará se o item opcional já foi ofertado para a unidade de acordo com o número de dias inserido no campo .

* Critério 4 - Verificará se a conta já não está no cadastro de avulso.

Após verificar os critérios, é necessário preencher a tela de geração para posteriormente o sistema processar as informações.

Veja como preencher os campos de acordo com o "Tipo de Lançamento" escolhido:

*Ref. da Parcela - Preencha com o valor de referência do lançamento.

*Complemento - Se houver complemento, pode ser descrito neste campo.

*Valor*** - Insira o valor do item opcional.

*Vencimento - Informe o vencimento do recibo avulso. Este campo é de preenchimento obrigatório.

Recibo Modelo - No caso de optar por Recibo Avulso insira o número do recibo que será usado como modelo para que o sistema copie as informações básicas para a geração dos recibos, como critério de cobrança, documento, banco, mensagens, etc.

***Devido aos critérios de identificação automática de valores válidos para a baixa de recibos não é permitido que o mesmo recibo tenha mais de um item opcional com o mesmo valor, portanto ao determinar um valor para a cobrança certifique-se de que esse valor seja diferente dos valores dos demais itens opcionais.

Ao preencher o campo "Recibo Modelo", as informações desse recibo será exibida na parte inferior da tela.

Depois de preenchidos os campos necessários clique no botão "Processar".

Funcionalidades Base Condomínio