Régua de Cobrança

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Índice

Visão Geral

Essa ferramenta permite o disparo de emails avisando aos Condôminos, Proprietários e Inquilinos da disponibilização, pagamento ou atraso do vencimento do boleto. Podendo configurar um texto personalizado incluindo o link do boleto disponível no Icondo.
Atencao.png
  • Esse módulo é licenciado a parte. Para mais informações, entre em contato com o Suporte da Base Software.
  • Válido somente para clientes do serviço ICondo.


Para acessar a ferramente, será necessário a liberação da tela nas configurações de senha do sistema. Com exceção do usuário master.

Caminho: Financeiro>Contas a receber>Régua de Cobrança

Procedimentos

Nesse tópico abordaremos as configurações necessárias para o funcionamento da Régua de Cobrança.
Textos
Nessa aba será possível cadastrar as mensagens que serão disparadas, e filtrar as mesmas.
Regua Texto.JPG

A tela é composta dos seguintes campos:

A) Descrição: Descrição interna da mensagem. Essa informação não será disparada junto com a mensagem sendo somente um localizador para o sistema.
B) Variáveis do sistema: Combo onde serão listadas as "Tags" que farão referência aos respectivos dados do sistema que poderão ser inseridos no corpo e/ou título da mensagem.
C) Assunto: Título do e-mail enviado ao destinatário.
D) Mensagem: Campo onde será cadastrado o corpo da menagem.


As variáveis disponíveis no sistema são:

  • <#DATA_VENCIMENTO_BOLETO> Vencimento do boleto [DD/MM/AAAA]: Data de vencimento do boleto padrão "DD/MM/AAAA".
  • <#DATA_VENCIMENTO_EXTENSO> Vencimento Boleto por extenso: Data do vencimento por extenso. Ex: "Sexta-feira, 20 de março de 2020".
  • <#MES_VENCIMENTO_BOLETO> Mês de vencimento do boleto: Exibe o mês de vencimento do boleto no padrão MM/AAAA. Ex."03/2020".
  • <#MES_VENCIMENTO_EXTENSO> Mês de vencimento do boleto por extenso: Exibe o mês de vencimento do boleto por extenso. Ex: Março de 2020.
  • <#DIAS_VENCIMENTO_BOLETO> Dias para o vencimento do boleto: Exibe a quantidade de dias que faltam para o vencimento do boleto. Obs: Será calculado a partir do dia que é enviada a mensagem.
  • <#DATA_EMISSAO_BOLETO> Data da emissão do boleto: Exibe a data da emissão do boleto.
  • <#DATA_CORRENTE> Data do disparo do e-mail: Exibe a data de disparo do e-mail.
  • <#LINHA_DIGITAVEL> Linha digitável referente ao boleto: Exibe a linha digitável referente ao boleto.
  • <#VALOR_BOLETO> Valor do boleto: Exibe o valor do boleto para pagamento considerando a data do envio da mensagem.
  • <#ITENS_BOLETO> Itens do Boleto: Exibe os itens que compõe o boleto.
  • <#NUMERO_BOLETO> Número Boleto: Exibe o número do boleto.
  • <#E-MAIL_ENVIO> E-mail do Destinatário: E-mail pego do cadastro da unidade. Caso na unidade não existam e-mails cadastrados, será mantida a regra de informar o endereço de e-mail principal cadastrado no condômino.
  • <#ENDERECO_CONDOMINIO> Endereço do condomínio: Endereço informado no cadastro do Condomínio.
  • <#NOME_CONDOMINIO> Nome do Condomínio: Exibe o nome do condomínio referente a unidade.
  • <#NOME_CONDOMINO> Nome do Condômino: Exibe o nome do condômino que está ligado à unidade.
  • <#RAZAO_SOCIAL_CONDOMINIO> Razão social do condomínio: Exibe a razão social do condomínio.
  • <#ENDERECO_UNIDADE> Endereço da Unidade: Endereço da unidade, o mesmo que é informado considerando as mesmas regras de montagem do endereço do boleto emitido pelo sistema.
  • <#NOME_FILIAL> Nome da Filial: Exibe o nome da Filial que é informado no cadastro de Filiais (Tabelas Gerais > Principais > Filial). Nesse caso, o sistema insere o nome da filial vinculada ao cadastro do condomínio.
  • <#ENDERECO_FILIAL> Endereço da Filial:Exibe o endereço da Filial que é pego do cadastro de Filiais (Tabelas Gerais > Principais > Filial). Nesse caso, o sistema insere o endereço da filial vinculada ao cadastro do condomínio.
  • <#TELEFONE_FILIAL> Telefone da Filial: Exibe o telefone da Filial atrelada ao condomínio.
  • <#NOME_GERENTE> Nome do Gerente: Exibe o nome do regente do condomínio.
  • <#CNPJ_FILIAL> CNPJ da Filial: Exibe o CNPJ da Filial que é informado no cadastro de Filiais. Nesse caso, o sistema insere o CNPJ da filial vinculada ao cadastro do condomínio.
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Importante:

  • Não será permitido a exclusão de mensagens que por ventura estejam sendo usadas no cadastro das Regras de disparo.
  • Existem mensagens pré-configuradas com template básico, para que o usuário utilize como modelo em sua empresa.
  • Inserido na barra de edição das mensagens um botão chamado Duplicar Mensagem, onde o usuário poderá aproveitar um texto pré configurado como base para uma nova mensagem.


Hiperlink
Ao clicar no botão de inserir hiperlink ou clicar com botao direito na mensagem no popup de inserir hiperlink ira abrir o dialogo:

caso a opção "Link do boleto" esteja selecionada será incluido o link para o boleto com a tag "#LINK_BOLETO", caso a opçao "link customizado esteja selecionado" será incluido um link para uma outra página de escolha do usuário.

ao salvar a mensagem caso não haja a configuração da API do Icondo irá aparecer uma tela de configuração de usuário e senha de integração com o Icondo para que o sistema possa recuperar o parceiro na hora do envio do e-mail.

Pronto, agora é só criar um regra de envio, criar um boleto que atenda a regra criada, registrar o boleto no icondo através filtro e realizar o envio pelo robô do mailgun.

  1. Link_Boleto#: Exibe o link do boleto quando este estiver disponível no Icondo. Ou seja, o sistema deve

verificar se o boleto está constando como enviado e diante disso acionar uma API(ver com o Simone) que devolve o link de acesso ao do arquivo do boleto. Caso este não esteja disponível o campo vai em branco.

Importar Modelo Padrão
Regua Modelo.JPG
Regras
Nesta aba, deve ser permitido cadastrar as regras de disparo de mensagens. A filosofia da tela é a mesma usada no cadastro de Serviços Extras do sistema Base Condomínio, ou seja, o usuário poderá listar as mensagens cadastradas e configurar as mesmas para default para a administradora, poder configurar uma específica para um ou mais condomínios ou até mesmo bloquear o envio de mensagens para um ou mais condomínios.
Regua Regras.JPG
A dele é composta inicialmente por um filtro onde poderá ser possível filtrar a configuração realizada para a empresa ou condomínios e ainda deverá permitir filtrar por código e descrição da mensagem.

Mas abaixo deve estar dispostos os campos para cadastro das regras.São eles: a)Código do condomínio : Exibe o código do condomínio b)Nome do condomínio : Exibe o Nome de condomínios ativos e em estágio de operação. Também devem ser listados condomínios sem o campo Estágio configurado. (DISCUTIR SE SERÃO LISTADOS CONDOMÍNIOS EM ESTÁGIO DE DESLIGAMENTO) c) Código da mensagem : Lista o código das mensagens cadastradas d) Descrição da mensagem : Lista a descrição das mensagens cadastradas e) Nível de bloqueio : Combo que deve listar os ´tipo de nível de bloqueio (Não Bloqueado, Bloqueado ). Aqui o usuário pode bloquear uma mensagem (ou a régua de cobrança) para um condomínio específico. Caso o usuário mencione a mensagem, esta ficará bloqueada, porém se houverem outras que não estiverem bloqueadas, deverão passar normalmente pelo condomínio. f) Notificação Pagamento : Checkbox que se marcado indica que a regra em questão será aplicada a cada baixa de recibo. Obs: É obrigatório o preenchimento do campo "Dias" g) Contexto : Combo que lista o tipo de contexto de uma régua. Deverão ser listadas as opções Extra Judicial e Judicial (IMPORTANTE: INICLUIR ESTE CAMPO NA TABELA MAS EXIBIR NA TELA SOMENTE EM UMA FASE POSTERIOR DA IMPLEMENTAÇÃO) h) Dias : Permite o usuário cadastrar a quantidade de dias da régua de cobrança podendo ser cadastrados números negativos para que a mensagem seja disparada dias antes do vencimento. Caso o usuário preencha o valor 0(zero) este fará referência ao dia do vencimento. i) Observação : Cadastro de observação sobre a regra específica

Notificação de Pagamento
Atenção: Somente nesse caso a quantidade de dias deverá ficar automaticamente NULO, não sendo possível alterar nada no campo. Essa regra tem por funcionalidade disparar uma mensagem de agradecimento de pagamento do boleto quando o status do boleto que já esteve presente nos logs de envio estiver como baixado. Caso um boleto tenha sido baixado e este não esteja nos logs, não disparar mensagem de agradecimento.
  • Obs1*: Esse foi o meu entendimento para caso um boleto tenha sido criado e baixado pela administradora em uma linha curta de tempo inclusive boletos do jurídico criados e pagos na hora. (Discutir se for o caso.)
  • Obs2*: Existe também o caso de um boleto ter sua baixa cancelada pela administradora e ser baixado novamente. Nesse caso dispara a Régua notificando o agradecimento? (Discutir se for o caso. No meu entendimento não deveria)
  • Obs3*: Somente 1(uma) regra com esse tipo "Notificação de pagamento" deverá existir. Caso o usuário marque outra regra com essa opção, o sistema deve exibir a mensagem " A regra de código X já está configurada como "Notificação de pagamento". Somente uma regra poderá ter essa configuração. Deseja atribuir esta regra como "Notificação de pagamento" desconfigurando a anterior ? "

15- Após abrir e fechar as telas de mensagem regras e logs, ocorrem erros do tipo mostrado abaixo. Lembrando que isso é esporádico.

Bloqueado
Fluxograma
Regua Fluxograma.JPG
Criar consulta por condomínio onde seja demonstrado o fluxo das mensagens, ou seja, quais mensagens serão disparadas e seus respectivos dias.

1- Criar tela (Financeiro>Contas a receber>Régua de Cobrança>Fluxo de mensagens) 2- Criar filtro por Condomínio 3- Relatório com a listagem dos eventos. permitindo listar por condomínios(mais de 1)

Relatórios
Mailgun

API - MailGun Documentação da API: https://documentation.mailgun.com/en/latest/api_reference.html Obs: Validar com o Robson.

Logs
Regua Logs.JPG
Criar uma nova interface com uma grid listando

Condomínio, Unidade, Data do envio, Status e Número do Recibo, Mensagem que foi enviada(corpo do email)*(Fase 2). Na tela ainda deverá ser criado um filtro pelos seguintes campos: Condomínio, Unidade, Data do envio, Status e Número do Recibo

Importante 1: Incluir logs de disparo e tratamento do sistema e logs de retorno do mailgun com relação as mensagens. Impostante 2: O Log consulta o envio das últimas nos últimos 30 dias. Importante 3: Dentro dos 30 dias que o mailgun armazena os logs, limitar a gravação de logs até o status que sinalize a leitura da mensagem, por exemplo. Obs: Definir junto ao mailgun qual o status final de uma mensagem.


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ATENÇÃO


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DICA


Funcionalidades Base Condomínio



Observações

Documentação a) Dar ênfase na confecção da documentação sobre desabilitar a notificação de arquivo disponível no icondo quando o usuário habilitar a régua de cobrança