Serviços Contas a Pagar

Lançamentos de Serviços

Visão Geral

ESSES PROCEDIMENTOS DEVERÃO SER ADOTADOS COM MUITA ATENÇÃO. RECOMENDAMOS O FECHAMENTO DE UM PERÍODO (MÊS) PARA QUE TODO O PROCESSO SEJA IMPLANTANDO COM A VISÃO DO CONTAS A PAGAR.

Com a entrada em vigor da Lei 13.137/2015 reduzindo a faixa de isenção para a retenção de de impostos federais (PIS/COFINS/ CSLL/IRRF), o controle das retenções de impostos referentes aos serviços prestados pela administradora (Taxa de administração, material de expedientes, reembolso de ISS, tarifas diversas, etc.) ficou bem mais difícil, levando em consideração que para cada débito de serviço direto em conta corrente acima do valor mínimo de retenção estava gerando várias retenções sem necessidade.

Esse novo procedimento tem por finalidade otimizar os processos de lançamento e débito das taxas e serviços cobradas pelas administradoras, centralizando todo o processo através de operações feitas em contas a pagar, aproveitando o controle de desmembramento, permitindo agrupar todos os serviços em um único lançamento de contas a pagar e, consequentemente, a retenção única para todos os serviços cobrados.

Poderá ser observado mais adiante que o controle dos lançamentos de taxas e serviços permite que o agrupamento seja feito no mesmo contas a pagar independente da origem (cálculos diversos, serviços avulsos ou importação de contas a pagar).

Veja abaixo um exemplo de um lançamento de contas a pagar com todos os serviços da administradora desmembrados e a retenção de impostos:

Visão do lançamento principal - taxa de administração

Na aba desmembramento poderá ser observado os lançamentos dos demais serviços, incluindo o cálculo do Reembolso de ISS:

Aba Desmembramento com a visão de lançamentos dos demais serviços

Qualquer alteração no conteúdo do desmembramento irá gerar o cálculo automático de retenção de impostos e ISS, afim de se encaixar na nova composição de valores.

Na aba impostos poderá ser observado os lançamentos de retenção, de acordo com todos os serviços:

Aba Impostos com a visão das retenções

Qualquer alteração no conteúdo do desmembramento irá gerar o cálculo automático de retenção de impostos e ISS, afim de se encaixar na nova composição de valores.

A geração de RPS para Notas Fiscais também foi modificada, possibilitando que o processo seja feito tomando como origem os lançamentos feitos em contas a pagar mesmo que não tenham sido baixados.

Procedimentos

Parâmetro 185 (Tabelas Gerais > Informações > Parâmetros)

O Parâmetro 185 – Calcs. Divs. Ct. Pag ativa (quando o campo valor for igual a 1) os controles de lançamento de taxas e serviços em contas a pagar e a geração de RPS a partir desses lançamentos.

DEPOIS QUE O PARÂMETRO 185 FOR HABILITADO, TODO O CONTROLE DE LANÇAMENTO DE TAXAS E SERVIÇOS ATRAVÉS DOS CÁLCULOS DIVERSOS E SERVIÇOS AVULSOS, ALÉM DA GERAÇÃO DO RPS SERÁ FEITO À PARTIR DOS LANÇAMENTOS FEITOS EM CONTAS A PAGAR. POR SE TRATAR DE UM PARÂMETRO REAPROVEITADO, PODE OCORRER SITUAÇÕES EM QUE O PARÂMETRO 185 JÁ ESTEJA ATIVO SEM QUE TODO O PROCESSO ESTEJA FECHADO. NESSE CASO A GERAÇÃO DO RPS TERÁ COMO ORIGEM PARTE DOS LANÇAMENTOS FEITOS EM CONTA CORRENTE, O PARÂMETRO 185 DEVERÁ SER DESABILITADO (VALOR IGUAL A ZERO) PARA QUE O PROCESSO A GERAÇÃO DE RPS TENHA COMO ORIGEM OS LANÇAMENTOS FEITOS EM CONTA CORRENTE (DEPOIS DO CONTAS A PAGAR BAIXADO). LOGO APÓS A GERAÇÃO DO RPS O PARÂMETRO PODERÁ SER REATIVADO (VALOR IGUAL A UM) PARA QUE OS CONTROLES SEJAM FEITOS SOMENTE ATRAVÉS DO CONTAS A PAGAR.

A ativação desse parâmetro é opcional, mantendo o procedimento através de lançamento direto em conta corrente. Porém, a única forma de simplificar o controle de retenção dos impostos da administradora será pelo contas a pagar.

Regras para o agrupamento em contas a pagar

Conforme mencionado anteriormente, o controle para lançamento de taxas e serviços da administradora em contas a pagar leva em consideração o conceito de agrupamento de todos os lançamentos em um único contas pagar, utilizando o desmembramento como alternativa para os agrupamentos.

Porém, foram criadas algumas regras de controle para os agrupamentos, permitindo que um lançamento automático seja inserido como desmembramento do contas a pagar principal ou seja criado um novo contas a pagar no sistema para o respectivo lançamento.

Para que um lançamento seja agrupado automaticamente, as características em comum são:

• Sem RPS (caso o contas a pagar seja de taxas e serviços da administradora, essa regra será aplicada somente se o fornecedor for o mesmo do Parâmetro 151 – Fornecedor Empresa)
• Sem voucher
• Mesmo condomínio
• Mesma data de vencimento
• Mesma chave (a ausência de chave também conta como critério de agrupamento)
• Mesmo fornecedor
• Recolhe ISS (campo identificado no cadastro da conta, essa regra será aplicada somente se o fornecedor for o mesmo do Parâmetro 151 – Fornecedor Empresa)

No caso em especial do fornecedor empresa Parâmetro 151 – Fornecedor Empresa, o campo Recolhe ISS no cadastro da conta (Financeiro > Tabelas > Conta) também será adotado como diferencial na regra de agrupamento. Então, nesse caso somente serão agrupados lançamentos cujo o campo Recolhe ISS no cadastro das respectivas contas tiverem as mesmas características. Esse ajuste na regra de agrupamento foi considerado para conformidade com processo de geração de RPS, o que poderá ser observado mais aditante. Ainda com relação às regras de agrupamento, como os lançamentos em contas a pagar serão utilizados para a geração de RPS (como poderá ser visto mais adiante) o agrupamento não será feito caso o respectivo lançamento já tenha sido utilizado para geração de RPS. Como a referência não faz parte da regra de agrupamento, será possível agrupar referências diferentes no mesmo contas a pagar/RPS.

Seguindo a linha de raciocínio de acordo com as regras de agrupamento, para que um determinado lançamento não seja agrupado basta que o mesmo tenha uma chave diferente dos demais lançamentos, mesmo que os demais campos tenham dados em comum.

Cálculos diversos (Financeiro > Funções Diversas > Cálculos Diversos)

Os procedimentos para a realização dos cálculos das taxas, tarifas e serviços foram ajustados para se adaptar as novas regras de agrupamento nos lançamentos de contas a pagar, porém, as operações continuam sendo as mesmas.

Se o Parâmetro 185 – Calcs. Divs. Ct. Pag não estiver ativado (campo valor for igual a 1) os lançamentos feitos através dos cálculos diversos NÃO serão feitos em contas a pagar. Condicionada a ativação do parâmetro também foram suprimidas as opções de cálculo de iSS e Lançar em Nota Fiscal, pois a partir da ativação o cálculo de iSS será automático na inclusão de novos itens no contas a pagar.

Observe que de acordo com a imagem de exemplo acima, os cálculos de taxa de administração, material de expediente, 13ª taxa de administração e serviços estão utilizando:

• Chave=991115
• Data de Lançamento (vencimento)=30/11/2015

Essa característica indica que todos esses lançamentos de taxas e serviços serão agrupados no mesmo contas a pagar.

Veja abaixo o exemplo de um lançamento de contas a pagar com todos os serviços da administradora desmembrados e a retenção de impostos de acordo com os critérios acima:

Visão do lançamento principal - taxa de administração

Na aba desmembramento poderá ser observado os lançamentos dos demais serviços, incluindo o cálculo do ISS:

Aba Desmembramento com a visão de lançamentos dos demais serviços

Consulte também a documentação sobre o Parâmetro 323 – ISS Proporcional que permite fazer o débito do Reembolso de ISS de forma que preserve o valor dos serviços no recolhimento de ISS.

Na aba impostos poderá ser observado os lançamentos de retenção, de acordo com todos os serviços:

Aba Impostos com a visão das retenções

Seguindo a linha de raciocínio de acordo com as regras de agrupamento e tomando como sugestão que os lançamentos de serviços não fossem agrupados no mesmo contas a pagar da taxa de administração, bastaria fazer os cálculos em dois estágios: O primeiro selecionando somente as taxas, no segundo estágio calculando os serviços com CHAVE DIFERENTE do primeiro estágio em que foi calculada a taxa de administração. O cálculo de ISS e retenção de impostos será refeito sempre que houver nova inclusão no mesmo contas a pagar, o mesmo acontecerá ser houver manutenção (inclusão/exclusão/alteração) dos itens direto no contas a pagar (Financeiro > Contas a Pagar > Lançamento). A retenção de impostos está condicionada a identificação dos impostos no respectivo cadastro do fornecedor (Administração > Entidade > Fornecedor / Aba Impostos) identificando como fornecedor empresa, através do parâmetro Parâmetro 151 – Fornecedor Empresa. Ainda com relação à retenção de impostos observe também o Parâmetro 154 – Bloq. Imposto s/CNPJ que bloqueia a retenção para condomínios sem CNPJ no cadastro.

Lembrando que, no caso em especial do fornecedor empresa Parâmetro 151 – Fornecedor Empresa, o campo Recolhe ISS no cadastro da conta (Financeiro > Tabelas > Conta) também será adotado como diferencial na regra de agrupamento. Então, nesse caso somente serão agrupados lançamentos cujo o campo Recolhe ISS no cadastro das respectivas contas tiverem as mesmas características. Esse ajuste na regra de agrupamento foi considerado para conformidade com processo de geração de RPS, o que poderá ser observado mais aditante. A retenção de impostos continua condicionada às informações da aba imposto na entidade convencionada como fornecedor empresa (Administração > Entidades > Fornecedor).

Para o reprocessamento dos cálculos de tarifas variáveis (Ex. Tarifa cheque superior) que dependem de apuração de lançamentos em conta corrente antes de se encontrar o valor da taxa, o resultado sempre será somado ao valor calculado anteriormente. Então, utilizando como exemplo a tarifa de cheque superior, ao fazer um novo lançamento em conta corrente que forme a base de cálculo o resultado será somado ao valor encontrado anteriormente no contas a pagar.

Serviços avulsos (Financeiro > Serviços Avulsos)

Assim com em cálculos diversos, os lançamentos de serviços avulsos também podem ser agrupados em contas a pagar desde que sejam consideradas as regras de agrupamento.

Como poderá ser observado mais adiante, a geração de RPS estará ligada diretamente ao lançamento de contas a pagar (um RPS para cada lançamento de contas a pagar), então, aplicando as regras de agrupamento para que sejam geradas notas fiscais separadas entre Taxas e Serviços basta utilizar chaves distintas na hora do cálculo.

De acordo com as características da imagem acima, os lançamentos dos serviços avulsos serão incorporados ao mesmo contas pagar criado através do cálculo da taxa de administração, feito em cálculos diversos. Porém, para que isso aconteça as contas apontadas nos lançamentos de serviços avulsos deverão ter o campo Recolhe ISS marcados, conforme explicado nas regras de agrupamento. Caso contrário, será criado um novo lançamento de contas a pagar.

Exemplo de contas a pagar com o lançamento de serviços avulso incorporado.

Com relação ao reprocessamento de serviços avulsos, o resultado sempre será somado ao valor calculado anteriormente de acordo com a conta. Então, ao fazer um novo lançamento de serviços avulsos com mesma conta informada em serviços já processados, o resultado será somado ao valor encontrado anteriormente.

Importação de contas a pagar (Financeiro > Contas a Pagar > Importação de Contas a Pagar)

Eventualmente pode existir serviços que necessitem de importação de arquivos externos.

Então, a importação de contas a pagar também permite fazer o agrupamento levando em consideração as regras de agrupamento.

O agrupamento de contas a pagar poderá ser utilizado para qualquer tipo de importação, independente dos serviços cobrados pela administradora.

Tela de configuração para importação de contas a pagar

Para que o contas a pagar seja agrupado, além de observadas as regras de agrupamento a opção Agrupar deverá estar marcada, conforme e exemplo da imagem abaixo.

Exemplo de contas a pagar com a importação incorporada.

Caso seja importado um arquivo com as mesmas características de agrupamento, o valor informado no arquivo será somado ao valor do contas a pagar encontrado. Caso seja importado um arquivo com as mesmas características de agrupamento, exceto pela referência, será criado um novo item de desmembramento no contas a pagar encontrado.

Lançamento de Despesa Financeira (Relatórios > Outros > Rec/Desp. Financeiras)

Caso a conta de despesa financeira seja considerada como item de nota fiscal, as regras de agrupamento também serão aplicadas caso o lançamento seja feito em contas a pagar.

Caso o Parâmetro 185 – Calcs. Divs. Ct. Pag esteja ativo, para que a despesa financeira entre em nota fiscal o lançamento deverá ser feito obrigatoriamente em contas a pagar.

Exclusão de Contas a Pagar (Base Utilitários > Executor de SQL > PROC_ACERTO_EX_CTPG_CHAVE)

Caso seja extremamente necessário, será possível excluir todos os lançamentos feitos através dos procedimentos feitos em cálculos diversos entre outros.

Acessando o Base Utilitários através da opção Executor de SQL, ao selecionar a SQL 'PROC_ACERTO_EX_CTPG_CHAVE' será possível filtrar todos os lançamentos de contas a pagar de acordo com o período e a chave informada.

Serão excluídos somente os lançamentos que não tiverem vínculo com voucher's ou RPS's ativos.

Essa ferramenta pode ser utilizada para a exclusão de qualquer tipo de lançamento em contas a pagar, desde que respeitados os filtros de data e chave, além os critérios acima. Também é possível aplicar o filtro por conta adicionando o código da conta no campo, para que o filtro por conta não seja aplicado basta preencher o campo conta com o valor zero (conforme o exemplo acima).

Relatório de Contas a Pagar por Vencimento (Relatórios > Financeiro > Contas a Pagar > Por Vencimento)

O relatório de contas a pagar por vencimento foi adaptado para permitir que os valores das taxas e serviços sejam apurados com mais facilidade, foram incluídas as opções:

* Filtro por chave inicial/final - Permite filtrar os lançamentos pela chave identificada no contas a pagar;

* Exibir desmembramento - Exibe um resumo dos itens desmembrados no contas a pagar;

* Exibir resumo por conta - Exibe uma listagem de totais por conta no final do relatório;

Modelo

Geração de RPS (Financeiro > Nota Fiscal > Eletrônica > Geração RPS)

DEPOIS QUE O PARÂMETRO 185 FOR HABILITADO, TODO O CONTROLE DE LANÇAMENTO DE TAXAS E SERVIÇOS ATRAVÉS DOS CÁLCULOS DIVERSOS E SERVIÇOS AVULSOS, ALÉM DA GERAÇÃO DO RPS SERÁ FEITO À PARTIR DOS LANÇAMENTOS FEITOS EM CONTAS A PAGAR. POR SE TRATAR DE UM PARÂMETRO REAPROVEITADO, PODE OCORRER SITUAÇÕES EM QUE O PARÂMETRO 185 JÁ ESTEJA ATIVO SEM QUE TODO O PROCESSO ESTEJA FECHADO. NESSE CASO A GERAÇÃO DO RPS TERÁ COMO ORIGEM PARTE DOS LANÇAMENTOS FEITOS EM CONTA CORRENTE, O PARÂMETRO 185 DEVERÁ SER DESABILITADO (VALOR IGUAL A ZERO) PARA QUE O PROCESSO A GERAÇÃO DE RPS TENHA COMO ORIGEM OS LANÇAMENTOS FEITOS EM CONTA CORRENTE (DEPOIS DO CONTAS A PAGAR BAIXADO). LOGO APÓS A GERAÇÃO DO RPS O PARÂMETRO PODERÁ SER REATIVADO (VALOR IGUAL A UM) PARA QUE OS CONTROLES SEJAM FEITOS SOMENTE ATRAVÉS DO CONTAS A PAGAR.

Os procedimentos para geração de RPS não sofreram grandes alterações, só deve ter em mente que ao ativar o Parâmetro 185 – Calcs. Divs. Ct. Pag todo o processo terá como origem os lançamentos feitos em contas a pagar, ao invés do conta corrente.

A partir do momento que a geração de RPS for pelo contas a pagar, cada lançamento de contas a pagar com seus desmembramentos representará um RPS e, consequentemente, uma Nota Fiscal. Então, de acordo com as regras de agrupamento, para que sejam geradas notas fiscais separadas para determinados serviços, basta utilizar chaves distintas na hora do cálculo.

A Geração de RPS independe do status do lançamento de contas a pagar de origem, ou seja, o lançamento de contas a pagar poderá estar em voucher ou baixado antes da geração.

Observe abaixo uma imagem exemplo de um lançamento de contas a pagar com seus desmembramentos e o respectivo RPS gerado a partir desse contas a pagar.

Exemplo de contas a pagar

Exemplo de contas a pagar

Os demais procedimentos para emissão de RPS, geração e baixa dos arquivos eletrônicos não sofreram alteração. Para mais informações consulte o tópico Nota Fiscal Eletrônica.

Funcionalidades Base Condomínio