Versão 1.7.0.451 de 31-07-2014 Base Financeiro

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Índice

Notas

Documentação da versão 1.7.0.451 de 31/07/2014
Essa versão do Base Financeiro trás uma série de implementações e ajustes para garantir o controle das operações realizadas na administradora, principalmente com relação ao fechamento dos saldos dos grupos de saldo patrimoniais de caixa.
O Sincronismo foi reformulado visando garantir a integridade das operações realizadas. Foi implementado o controle de quebra de log, permitindo o reprocessamento do sincronismo e liberando a correção de lançamentos nas carteiras de condomínio e locação mesmo depois de sincronizado. Agora a contra partida dos serviços cobrados na carteira também será feita através do sincronismo, o que anteriormente era feito em tempo real.
O Relatório de Saldos Disponíveis também foi modificado para demonstrar o saldo da empresa, resultante da diferença entre os grupos de saldo patrimoniais e da carteira.

Implementações

Mapeamento de Operações

Acesso: Mapeamento > Map Operações.

Inserido mais um tipo de mapeamento BAIXA DE CONTAS A PAGAR ELETR, a partir dessa versão as operações referentes às baixas de contas pagar eletrônico serão sincronizadas separadamente no Base Financeiro. Permitindo um melhor controle dessas operações.


Base Financeiro Mapeamento CPELetronico.JPG


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O sincronismo também irá separar as operações de contas a pagar por lote geradas pelo assistente de contas a pagar eletrônico, para maiores esclarecimentos sobre a geração de contas a pagar eletrônico consulte o tópico Assistente de Contas a Pagar Eletrônico em Contas a Pagar Eletrônico.


Mapeamento de Banco

Acesso: Mapeamento > Map Banco.


Base Financeiro MapeamentoBanco1.JPG


  • Ajustada a tela para filtrar somente os grupos de saldo do tipo patrimonial.
  • Inserida uma crítica para bloquear o mapeamento do mesmo grupo de saldo para contas correntes diferentes, deverá ser criado um grupo de saldo patrimonial para cada conta corrente bancária da empresa.


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Os grupos de saldo do tipo Patrimonial são exclusivamente para apurar os saldos das contas correntes bancárias e caixas da empresa e não permitem lançamento direto.

A atualização desses grupos de saldo será feita no momento do sincronismo.

Mapeamento de Caixa

Acesso: Mapeamento > Map Caixa.

Base Financeiro Mapeamento Caixa.JPG


  • Ajustada a tela para filtrar somente os grupos de saldo do tipo patrimonial.


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Todos os caixas deverão estar zerados antes de realizar essa operação.



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Os grupos de saldo do tipo Patrimonial são exclusivamente para apurar os saldos das contas correntes bancárias e caixas da empresa e não permitem lançamento direto.

A atualização desses grupos de saldo será feita no momento do sincronismo.


  • Inserida uma crítica para bloquear o mapeamento do mesmo grupo de saldo para caixas diferentes, deverá ser criado um grupo de saldo patrimonial para cada caixa.
  • Inserido o campo "Empresa", esse campo permite o mapeamento de caixas de empresas diferentes.
Esse mapeamento permite que o sincronismo dos saldos de caixa sejam divididos em empresas diferentes no financeiro. Ele deverá ser feito somente quando houver a necessidade de sincronizar saldo de caixa em empresas distintas, isso poderá ocorrer quando os caixas (ex. Caixa 1 - Matriz e Caixa 2 - Filial) pertencerem à filiais com CNPJ diferente, nesse caso o sincronismo dos saldos será feito na empresa correspondente à filial mapeada no caixa.
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Quando não houver empresa indicada no mapeamento o sincronismo dos saldos de caixa será feito na empresa identificada no Parâmetro 108 – Empresa Administradora.


Mapeamento de Carteira

Acesso: Mapeamento > Map Carteira.


Base Financeiro Mapeamento Carteira.JPG


  • Implementado o Mapeamento de Carteira, onde deverão ser identificados os grupos de saldo patrimoniais e contas correspondentes aos créditos e débitos das carteiras de condomínio e locação.
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A partir dessa versão o sincronismo também contemplará os totais de crédito e débito dia a dia de cada carteira, com isso o Balancete Sintético/Analítico refletirá o Relatório de Movimento de Carteira dos sistemas.


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O sincronismo do movimento das carteiras será feito somente para os lançamentos feitos através de conta corrente bancária da empresa ou caixa.


Mapeamento de Filial/Empresa

Base Financeiro Mapeamento Filial.JPG


  • Implementado o Mapeamento de Filial/Empresa, onde deverão ser identificadas as empresas ligadas a cada filial.
Esse mapeamento permite que as carteiras de condomínio e locação sejam divididas por empresas diferentes no financeiro. Ele deverá ser feito somente quando houver a necessidade de sincronizar operações em empresas distintas, de acordo com a origem da operação, isso poderá ocorrer quando as carteiras forem divididas entre filiais com CNPJ diferente, nesse caso o sincronismo será feito na empresa correspondente à filial mapeada, levando em consideração a filial identificada nos Cadastro dos Proprietários e Condomínios.


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Quando não houver empresa indicada no mapeamento o sincronismo continuará sendo feito na empresa identificada no Parâmetro 108 – Empresa Administradora.

O Lançamento de Sangria do Módulo Base Caixa também será separado, de acordo com a empresa de origem da carteira.



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A diferenciação de empresa de origem das carteiras será de acordo com a filial identificada no Campo Filial do Cadastro do Condomínio e do Cadastro de Dados Complementares do Proprietário.

A identificação da empresa de origem será gravada no momento do lançamento em conta corrente, portanto, o histórico dos movimentos ficará preservado mesmo que a filial seja alterada nos cadastros.



Parâmetros

Acesso: Tabelas Gerais > Parâmetros.

  • Parâmetro 301 - Sangria.


Base Financeiro Paranetro301.JPG


Identifica (através do campo Conta) a conta que deverá ser utilizada no Base Financeiro para o lançamento automático de sangrias de caixa.
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Para o lançamento da sangria na empresa deverá ser utilizada uma conta de crédito.


  • Parâmetro 400 - Ativa Financeiro.
Base Financeiro Paranetro400.JPG


Ativa (quando o campo Valor for igual a 1) uma série de controles no Sistema Base Condomínio e Módulo Base Caixa, afim de garantir a integridade entre o movimento de caixa e o Base Financeiro:
  • Base Condomínio.
Habilita o campo Empresa para o destino no Cadastro de Transferências (Base Condomínio > Administração > Condomínio > Botão Contrato ADM > Botão Transferência), permitindo que as mesmas sejam feitas direto para o Base Financeiro.
  • Base Caixa.
Limita o Lançamento de Sangria (Base Caixa > Utilitários > Sangria) com destino somente para a empresa ou transferido entre caixas.
Habilita o Lançamento de Sangria multi empresa (Base Caixa > Utilitários > Sangria).


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O Lançamento de Sangria multi empresa consiste em separar os valores da sangria de acordo com os movimentos, quando originados de empresas diferentes.

Caso necessário, reveja o item Mapeamento de Filial/Empresa.


Transferência

Acesso: Utilitários > Cadastro de Transferência.

  • Implementado o Cadastro de Transferência
Esse cadastro poderá ser utilizado para corrigir falhas de mapeamento de grupos de saldo e contas, comuns nos caso de contra partida serviços.


Base Financeiro Transferencia.JPG
Exemplo de transferência somente entre grupos de saldo


As transferências poderão ser:
  • Somente entre contas - Omitir o Grupo de Saldo Destino
  • Somente entre grupos de saldo - Omitir a Conta Destino
  • Entre grupos de saldo e contas - Informar Grupo de Saldo Destino e Conta Destino
Também será possível ajustar períodos passados, nesse caso basta informar o Período e clicar no Botão Aplicar Regra que os movimentos serão ajustados.


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Com esse recurso a correção do mapeamento de serviços passa a ser opcional, pois, as regras de transferência serão aplicadas aos processamentos futuros.



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Os campos Grupo de Saldo Origem e Conta Origem são obrigatórios.


Sangria de Caixa

  • O Lançamento de Sangria, entre outros procedimentos, do Base Caixa foi ajustado de forma a garantir que o lançamento seja feito de forma correta.


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Para que os controle de sangria de caixa seja ativado é necessário que o Parâmetro 400 – Ativa Financeiro esteja devidamente configurado (campo valor igual a 1).



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Confira os novos procedimentos do Base Caixa nas notas da Versão 1.8.0.121 de 31/07/2014.

Sincronismo

Acesso: Financeiro > Sincronismo.

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Além das operações de baixas e lançamentos em conta corrente, serão sincronizados os totais de crédito/débito das carteiras e os movimentos de caixa que não passarem pelo lançamento de conta corrente.

Desse modo, os saldos das carteiras e dos grupos de saldo patrimoniais de caixa estarão atualizados no Base Financeiro.



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Antes de abrir a tela de sincronismo o sistema fará uma verificação dos mapeamentos iniciais necessários. Ao encontrar alguma falha será exibida uma tela com os erros encontrados, bastando dar um duplo clique sobre o respectivo erro para ser direcionado ao cadastro onde a correção deverá ser feita.



Base Financeiro Sincronismo erro.JPG


  • Implementado o Controle de Log de Sincronismo.
Com essa implementação o sistema libera os ajustes de lançamento em conta corrente nas carteiras de origem depois de sincronizados, o que antes não era possível.
Ao processar o sincronismo o sistema irá criar um log das datas sincronizadas, a qualquer inclusão, alteração ou exclusão em conta corrente, o log será marcado como Quebrado (indicado em vermelho na listagem de logs), forçando o seu reprocessamento.
Para processar o sincronismo basta indicar a data final no campo Até e clicar no Botão Processar.


Base Financeiro Sincronismo1.JPG


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A partir dessa versão a contra partida dos serviços cobrados dos Proprietários e Condomínios, que antes era em tempo real, também será feita através do processo de sincronismo.

Isso permite ajustes de possíveis erros de mapeamento de locação e condomínio, que poderão ser corrigidos e reprocessados através da quebra de log.

O controle de Quebra de Logs será aplicado sempre após à Data Inicial de Log, nenhum sincronismo feito antes dessa data poderá ser quebrado e reprocessado. Se no momento da atualização já houver algum sincronismo feito a data inicial será indicada pela data do ultimo sincronismo feito.

A Data Inicial de Log também poderá ser criada ou modificada através do Botão Alterar Data Inicial de Log.



A quebra de log também poderá ser forçada através da aba Quebrar Logs.


Base Financeiro Sincronismo2.JPG


Indique a data de partida para a quebra no campo A partir de e clique no Botão Quebrar.


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Os Logs Quebrados serão reprocessados ao realizar um novo sincronismo no mesmo período.

  • Ajustar Saldos.
O sincronismo atualiza os saldos dos grupos de saldo patrimoniais da empresa (contas correntes bancárias e caixas) até a Data Inicial do Log.
Eventualmente, poderão ocorrer divergências entre o saldo real do grupo de saldo patrimonial e o respectivo saldo da conta corrente bancária ou caixa.
A correção poderá ser feita através do Botão Ajustar Saldos, que exibirá uma tela com os saldos apurados nos grupos de saldo patrimoniais. Basta informar o valor no campo Saldo Sugerido, do Tipo (C para Credor e D para Devedor) e clicar no Botão Processar.


Base Financeiro AjustarSaldos.JPG


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O Saldo sugerido deverá ser de natureza inversa ao saldo apurado na respectiva conta corrente bancária ou caixa, portanto, se o saldo da cota corrente bancária ou caixa for credor ele deverá ser devedor (Tipo D) no Base Financeiro. Também deverá ser o valor correspondente ao saldo na Data Inicial de Log.



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A partir da Data inicial de Log o sincronismo se encarregará de atualizar os saldos dia a dia.


  • Caixa Síndico
É uma prática comum no Sistema Base Condomínio, quando o síndico necessita de recursos para pequenas despesas do dia a dia do condomínio.
Normalmente criasse um grupo de saldo para o caixa síndico sem gestão financeira para que o valor seja transferido do grupo de saldo condomínio com gestão financeira.
Nesse caso as operações realizadas em grupos de saldo sem gestão financeira não são sincronizados, visto que o recurso não está de posse da empresa.


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Os grupos de saldo referentes à Retenção de Impostos deverão obrigatoriamente estar marcados como gestão financeira, do contrário, o fechamento das operações de baixa de contas a pagar ficará incorreto.


Relatório de Extrato por Data

Acesso: Relatórios Gerenciais > Extrato C/C por Data.

  • Implementada a opção Listar Inconsistências.


Base Financeiro ExtratoPorData.JPG


Essa opção habilita a listagem de verificação de inconsistências, no final do extrato.
Possíveis inconsistências:
  • Log quebrado
Quando o log da data foi quebrado, precisando ser reprocessado o sincronismo.
  • Log não sincronizado
Quando a data ainda não foi sincronizada, precisando ser processado o sincronismo.
  • Transferência para empresa diferente
Quando a transferência está sendo feita para uma empresa diferente da empresa apontada na filial (ex. condomínio da Empresa A transferindo opcionais para a Empresa B).
Nesse caso poderá ser feito o cancelamento da baixa do recibo, corrigido o cadastro de transferência e reprocessada a baixa ou excluir os lançamentos transferidos de uma empresa e incluir na outra.
Em ambos os casos o sincronismo terá que ser reprocessado.


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Erros de transferência poderão ocorrer somente ser o Base Financeiro for configurado para o controle multi empresa.

Nesse caso, as transferências deverão ser cadastradas para a empresa correspondente à filial do condomínio ou proprietário.

Para que os movimentos sejam separados de acordo com a empresa de origem da receita, a filial deverá estar mapeada, para mais informações consulte o tópico Mapeamento de Filial/Empresa.

Relatório de Saldos Disponíveis

Acesso: Relatórios Gerenciais > Saldos Disponíveis.

  • Agrupados os fechamentos de saldo entre os grupos de saldo patrimoniais, da carteira e de resultado.
  • Inserido o calculo de Saldo da Empresa, resultante da diferença entre os saldos das grupos de saldo patrimoniais e da carteira.


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Exemplo do calculo do saldo da empresa no relatório


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Deverá ser observado o critério de contra partida, ou seja, saldo patrimonial devedor significa saldo credor para a empresa.

O saldo da empresa é o que sobra do saldo patrimonial.

Quando a soma dos saldos das carteiras for maior que a soma dos saldos patrimoniais, significa que a empresa deve para as carteiras.

Relatório de Demonstrativo por Período

Acesso: Relatórios Gerenciais > Demonstrativo por Período.

  • Implementado o Relatório Demonstrativo por Período', esse relatório permite analisar mês a mês a movimentação financeira da empresa de acordo com o plano de contas, num período máximo de um ano.


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Esse relatório permite selecionar os tipos de conta (Créditos/Débitos/Todas), tipos de grupos de saldo (Empresa/Patrimonial/Resultado/Todas), além de exibir um calculo de média no período, enter outras opções.



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Exemplo do relatório

Controles de Estatística e Rentabilidade

Implementados os Controles de Estatística e Rentabilidade.
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Para mais informações consulte o tópico Estatística e Rentabilidade.


Auditoria

Implementado a consulta de auditoria por tela, agilizando o processo de consulta.
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Para mais informações consulte o tópico Consulta de Auditoria por tela em Controle de Usuários.

Correções

Categoria:Notas de Versões Base Financeiro