Mudanças entre as edições de "Régua de Cobrança"
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Edição das 11h23min de 21 de maio de 2020
Índice
Índice
Visão Geral
- Essa ferramenta permite o disparo de emails avisando aos Condôminos, Proprietários e Inquilinos da disponibilização, pagamento ou atraso do vencimento do boleto. Podendo configurar um texto personalizado incluindo o link do boleto disponível no Icondo.
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Para acessar a ferramente, será necessário a liberação da tela nas configurações de senha do sistema. Com exceção do usuário master.
Caminho: Financeiro>Contas a receber>Régua de Cobrança
Procedimentos
- Nesse tópico abordaremos as configurações necessárias para o funcionamento da Régua de Cobrança.
Textos
- Nessa aba será possível cadastrar as mensagens que serão disparadas, e filtrar as mesmas.
A tela é composta dos seguintes campos:
- A) Descrição: Descrição interna da mensagem. Essa informação não será disparada junto com a mensagem sendo somente um localizador para o sistema.
- B) Variáveis do sistema: Combo onde serão listadas as "Tags" que farão referência aos respectivos dados do sistema que poderão ser inseridos no corpo e/ou título da mensagem.
- C) Assunto: Título do e-mail enviado ao destinatário.
- D) Mensagem: Campo onde será cadastrado o corpo da menagem.
As variáveis disponíveis no sistema são:
<#DATA_VENCIMENTO_BOLETO>Vencimento do boleto [DD/MM/AAAA]: Data de vencimento do boleto padrão "DD/MM/AAAA".
<#DATA_VENCIMENTO_EXTENSO>Vencimento Boleto por extenso: Data do vencimento por extenso. Ex: "Sexta-feira, 20 de março de 2020".
<#MES_VENCIMENTO_BOLETO>Mês de vencimento do boleto: Exibe o mês de vencimento do boleto no padrão MM/AAAA. Ex."03/2020".
<#MES_VENCIMENTO_EXTENSO>Mês de vencimento do boleto por extenso: Exibe o mês de vencimento do boleto por extenso. Ex: Março de 2020.
<#DIAS_VENCIMENTO_BOLETO>Dias para o vencimento do boleto: Exibe a quantidade de dias que faltam para o vencimento do boleto. Obs: Será calculado a partir do dia que é enviada a mensagem.
<#DATA_EMISSAO_BOLETO>Data da emissão do boleto: Exibe a data da emissão do boleto.
<#DATA_CORRENTE>Data do disparo do e-mail: Exibe a data de disparo do e-mail.
<#LINHA_DIGITAVEL>Linha digitável referente ao boleto: Exibe a linha digitável referente ao boleto.
<#VALOR_BOLETO>Valor do boleto: Exibe o valor do boleto para pagamento.
<#ITENS_BOLETO>Itens do Boleto: Exibe os itens que compõe o boleto.
<#NUMERO_BOLETO>Número Boleto: Exibe o número do boleto.
<#E-MAIL_ENVIO>E-mail do Destinatário: E-mail pego do cadastro da unidade. Caso na unidade não existam e-mails cadastrados, será mantida a regra de informar o endereço de e-mail principal cadastrado no condômino.
<#ENDERECO_CONDOMINIO>Endereço do condomínio: Endereço informado no cadastro do Condomínio.
<#NOME_CONDOMINIO>Nome do Condomínio: Exibe o nome do condomínio referente a unidade.
<#NOME_CONDOMINO>Nome do Condômino: Exibe o nome do condômino que está ligado à unidade.
<#RAZAO_SOCIAL_CONDOMINIO>Razão social do condomínio: Exibe a razão social do condomínio.
<#ENDERECO_UNIDADE>Endereço da Unidade: Endereço da unidade, o mesmo que é informado considerando as mesmas regras de montagem do endereço do boleto emitido pelo sistema.
<#NOME_FILIAL>Nome da Filial: Exibe o nome da Filial que é informado no cadastro de Filiais (Tabelas Gerais > Principais > Filial). Nesse caso, o sistema insere o nome da filial vinculada ao cadastro do condomínio.
<#ENDERECO_FILIAL>Endereço da Filial:Exibe o endereço da Filial que é pego do cadastro de Filiais (Tabelas Gerais > Principais > Filial). Nesse caso, o sistema insere o endereço da filial vinculada ao cadastro do condomínio.
<#TELEFONE_FILIAL>Telefone da Filial: Exibe o telefone da Filial atrelada ao condomínio.
<#NOME_GERENTE>Nome do Gerente: Exibe o nome do regente do condomínio.
<#CNPJ_FILIAL>CNPJ da Filial: Exibe o CNPJ da Filial que é informado no cadastro de Filiais. Nesse caso, o sistema insere o CNPJ da filial vinculada ao cadastro do condomínio.
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Hipertexto
- Existem duas formas de inserir o Hiperlink em sua mensagem:
1) Ao clicar no botão "Inserir Hipertexto" localizado na barra de formatação da mensagem.
2) Clicando com o botão direito do mouse na mensagem, o pop-up de "Inserir Hipertexto" será demonstrado.
- Caso a opção "Link do boleto" esteja selecionada será incluído o link para o boleto com a tag <#LINK_BOLETO>.
- Caso a opção "Link customizado" esteja selecionado será incluído um link para uma outra página de escolha do usuário.
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Ao salvar a mensagem, caso não haja a configuração da API do Icondo, o sistema exibirá a tela de configuração de usuário e senha de integração com o Icondo para que o sistema possa recuperar o parceiro na hora do envio do e-mail. |
<#LINK_BOLETO>: Exibe o link do boleto quando este estiver disponível no Icondo.
Importar Modelo Padrão
- Como dito anteriormente, o sistema trará alguns modelos de mensagens pré-configuradas que poderão ser utilizadas pelo usuário. Os arquivos desses modelos se localizam sempre na pasta "Mailgun" dentro do diretório de instalação do sistema. Ex. C:\Base\Mailgun.
Regras
- Nesta tela, será permitido cadastrar as regras de disparo de mensagens. Nela o usuário poderá listar as mensagens cadastradas e configurar as mesmas para default da administradora, pode-se configurar uma específica para um ou mais condomínios ou até mesmo bloquear o envio de mensagens.
- A dele é composta por um filtro onde poderá ser possível filtrar a configuração realizada para a empresa ou condomínios e ainda permitirá filtrar por código e descrição da mensagem.
Mas abaixo estará dispostos os campos para cadastro das regras. São eles:
- Código do condomínio: Exibe o código do condomínio.
- Nome do condomínio: Exibe o Nome de condomínios ativos.
- Código da mensagem: Lista o código das mensagens cadastradas.
- Descrição da mensagem: Lista a descrição das mensagens cadastradas.
- Notificação Pagamento: Checkbox que se marcado indica que a regra em questão será aplicada a cada baixa de recibo.
- Bloqueado: Combo onde o usuário pode bloquear uma mensagem para um condomínio específico.
- Quantidade de Dias: Permite o usuário cadastrar a quantidade de dias da régua de cobrança podendo ser cadastrados números negativos para que a mensagem seja disparada dias antes do vencimento. Caso o usuário preencha o valor 0(zero) este fará referência ao dia do vencimento.
- Observação: Cadastro de observação sobre a regra específica.
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O sistema não permitirá regras semelhantes para o mesmo condomínio. Ex. Caso o usuário tenha cadastrado uma Regra com a "Quantidade de Dias" = 0(zero), a mesma não poderá ser repetida para o mesmo condomínio. Mesmo que a mensagem seja diferente! A mesma crítica vale para os checkbox "Bloqueado" e "Notificação de Pagamento". |
Notificação de Pagamento
- O intuito desse checkbox é o envio de mensagens aos boletos pagos (baixados) no sistema.
- Atenção: Somente nesse caso a quantidade de dias ficará desabilitada. Essa regra tem por funcionalidade disparar uma mensagem de agradecimento de pagamento do boleto quando o status do mesmo estiver como baixado.
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Caso um boleto tenha sua baixa cancelada pela administradora, ao ser baixado novamente, o sistema NÃO enviará novo e-mail de notificação. |
Bloqueado
- Ao marcar a opção Bloqueado, além dos avisos que serão exibidos em tela, a respectiva mensagem de e-mail não será entregue ao condomínio cadastrado. Sendo assim, o checkbox serve como um forma de invalidar um cadastro de mensagem a nível empresa.
Fluxograma
- Tela onde será demonstrado o fluxo das mensagens, ou seja, quais mensagens serão disparadas e seus respectivos dias (Financeiro > Contas a Receber > Régua de Cobrança > Fluxograma).
- Ao abrir a tela, o sistema apresentará a aba "Empresa", que consiste em informar as regras cadastradas sem vínculos com condomínios específicos.
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A montagem do Fluxograma permite exibir a que regras um determinado condomínio estará submetido. Lembrando que as regras cadastradas a nível de condomínio prevalecem como exceção caso existam regras a nível de empresa. |
Logs
- Criar uma nova interface com uma grid listando
Condomínio, Unidade, Data do envio, Status e Número do Recibo, Mensagem que foi enviada(corpo do email)*(Fase 2). Na tela ainda deverá ser criado um filtro pelos seguintes campos: Condomínio, Unidade, Data do envio, Status e Número do Recibo
Importante 1: Incluir logs de disparo e tratamento do sistema e logs de retorno do mailgun com relação as mensagens. Impostante 2: O Log consulta o envio das últimas nos últimos 30 dias. Importante 3: Dentro dos 30 dias que o mailgun armazena os logs, limitar a gravação de logs até o status que sinalize a leitura da mensagem, por exemplo. Obs: Definir junto ao mailgun qual o status final de uma mensagem.
Fizemos uma integração maior da central de mensagens com o Mailgun (plataforma que é utilizada para o disparo das mensagens), com isso, agora podemos exibir para os clientes os retornos dentro do relatório da administradora (emails automáticos), inclusive mostrando os motivos das falhas.
a) Dar ênfase na confecção da documentação sobre desabilitar a notificação de arquivo disponível no icondo quando o usuário habilitar a régua de cobrança
Alertas do Sistema
- Alertas sobre a falta de execução do aplicativo de envio dos e-mails.
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Para maiores informações sobre o funcionamento do alerta, acesse a documentação de Alertas do Sistema. |
